Pas op voor het leger boze sollicitanten

Vraag je je wel eens af hoe je mensen het beste tegen jouw organisatie in het harnas kunt jagen? Waarschijnlijk niet. Je kijkt wel uit om je reputatie op het spel te zetten! Toch zijn nogal wat organisaties hier volop mee bezig. De manier waarop zij met sollicitanten omgaan, is namelijk op z’n zachtst gezegd slordig. En dat levert een heel leger aan boze sollicitanten en verwante geesten op. In veel gevallen zit het ‘m in de procedure en de manier van communiceren. Werk aan de winkel voor de communicatieprofessional, in samenwerking met HR.

Top 5 ergernissen

Twee derde van de sollicitanten praat na afloop van de sollicitatieprocedure negatief over de organisatie waar ze eerst graag wilden werken. De sollicitatie-ervaring krijgt over het algemeen een onvoldoende. Waar sollicitanten zich vooral aan ergeren:sollicitanten

  1. ze krijgen geen reactie op hun sollicitatie;
  2. de functie-inhoud is onduidelijk of blijkt anders dan eerder voorgespiegeld;
  3. het gesprek is slecht voorbereid, men heeft CV en brief niet echt gelezen;
  4. de afwijzing wordt niet of onvoldoende toegelicht, vaak met inhoudsloze standaardzinnen als “De keuze is op een andere kandidaat gevallen” of “Anderen voldoen beter aan het profiel”;
  5. ludieke vragen zoals “Welk dier zou je het liefste zijn?”

Dit rijtje is gemakkelijk uit te breiden met allerlei slordigheden die ook kwaad bloed zetten. Bijvoorbeeld een advertentie offline halen vóór de deadline of de afspraak om te bellen niet (tijdig) nakomen. Of regelrechte blunders zoals een afwijzing in één mail naar alle sollicitanten sturen, met de mailadressen bij elkaar in de adresbalk.

Slecht voor de reputatie

Organisaties die op zoek zijn naar nieuwe medewerkers, stoppen meestal veel energie in de werving met advertenties, sociale media en dergelijke. Maar te weinig in een fatsoenlijke en efficiënte sollicitatieprocedure. Nu de economie aantrekt, worden werkzoekenden weer wat schaarser. Des te belangrijker dus om goed met sollicitanten om te gaan.

De manier waarop een kandidaat wordt afgewezen, bepaalt sterk hoe hij of zij na afloop over de hele procedure en de werkgever in kwestie denkt. Dat beïnvloedt de reputatie op de arbeidsmarkt. En die is belangrijk om talent en de juiste mensen aan te trekken.
Maar het gaat om méér. Een reputatie bestaat uit een aantal nauw samenhangende onderdelen, waaronder de arbeidsmarkt. Als de reputatie op één van die onderdelen wordt beschadigd, heeft dat invloed op de andere onderdelen en dus op de totale reputatie van de organisatie. Daarom moet een organisatie voortdurend de beeldvorming op alle onderdelen blijven bewaken en beïnvloeden.

Een heel leger: reken maar uit!

Het lijkt allemaal wel mee te vallen: een groepje sollicitanten met een negatieve ervaring, so what? Maar de impact is heel wat groter. Een rekenvoorbeeld met fictieve cijfers.

In het algemeen deel je een positieve ervaring met een bedrijf met 1 persoon, een negatieve met 3 personen. Bij een sollicitatie kun je dit aantal gerust met zo’n 3 vermenigvuldigen. De halve vriendenkring vraagt immers hoe het afgelopen is met de sollicitatie. En daar komt dan nog internet bij, waarop steeds vaker het ongenoegen terecht komt. Dat zorgt nog eens voor een factor van pakweg 5.
Laten we zeggen dat een vacature 50 reacties oplevert. Van die 50 worden 49 afgewezen. Twee derde hiervan praat na afloop negatief over de organisatie. Zo heb je in één klap 49 x 2/3 x 3 x 3 x 5 = een leger van ruim 1.400 mensen die jouw organisatie negatief beoordelen. Daarmee heb je 1.400 potentiële kandidaten minder voor een andere functie, en ben je misschien ook wel 1.400 mogelijke klanten kwijt…

Onderscheiden met een positieve ervaring

Het is onbegrijpelijk dat organisaties slordig omgaan met dit aspect van hun reputatie. Terwijl er vaak wel bakken met geld uitgaan voor reclame en/of pr. Maar hier ligt meteen ook een kans: je kunt je hierin onderscheiden! Elke keer dat je het solliciteren – ondanks de afwijzing – tot een positieve ervaring maakt, val je op en win je medestanders en ambassadeurs.

Zo’n positieve sollicitatie-ervaring is te bereiken door in het hele proces en de communicatie uit te gaan van het perspectief van de sollicitant. Alsof het je eigen sollicitatie is. Met een soort customer journey weet je wanneer en hoe je het beste kunt inspelen op de kandidaten en hun emoties. De voorbeelden liggen nogal voor de hand, maar toch:

    • een heldere en concrete functieomschrijving, die ook is gecheckt bij de betrokkenen;
    • voortdurend duidelijke en tijdige informatie over de voortgang van de procedure;
    • een gemotiveerde afwijzing naar degenen die niet worden uitgenodigd voor een gesprek (voorbeeld van een goede afwijsmail);
    • een goed voorbereid gesprek, met relevante deelnemers en vragen;
    • een gemotiveerde telefonische afwijzing na het gesprek, gevoerd als een slecht nieuws gesprek.

Goed afwijzen hoort erbij, maar is een vak apart. Dat zouden eigenlijk alleen communicatief bedreven (HR) managers mogen doen. Zodat zelfs afgewezen kandidaten uiteindelijk een positief oordeel over jouw organisatie hebben. Missie geslaagd: reputatie beschermd!

Google is de baas!

logo google bewerkt

Deze zomer rondde ik de verkorte opleiding Online Communicatie af. Daar leerde ik onder andere: “Google is de baas op internet”. Deze uitspraak kwam aan de orde bij het onderdeel zoekmachines. Met 95% marktaandeel is Google hier inderdaad de grootste en heeft een enorme vinger in de pap als het gaat om het vinden van jouw website. Dit is een onmiskenbaar feit, of je het nu leuk vindt of niet.
Beheer je zelf een website – of stuur je een webbouwer aan – dan vind je hier enkele nuttige tips om Google te ‘dienen’ en daarmee de vindbaarheid te vergroten.

Zoekresultaten bij Google

ranking bij GoogleNatuurlijk sta je met jouw webpagina het liefst bovenaan in de zoekresultaten bij Google. Of in ieder geval op de eerste pagina. Dat geeft de grootste kans op een bezoek. Maar ook als je op pagina 2 of 3 van de zoekresultaten staat, maak je daar nog enige kans op.
Bovenaan komen is niet zo moeilijk als men zoekt op jouw naam. Wat lastiger wordt het als men jouw naam niet (precies) kent en zoekt op een specifiek product of term. Zeker als de concurrentie groot is, moet je meer moeite doen om hoog in de ranking van Google’s zoekresultaten te komen. Daarbij gaat het om de zogenaamde ‘organische’ resultaten, dat wil zeggen: zonder dat je ervoor betaalt. Want adverteren kan namelijk ook en dan spelen er heel andere mechanismen.

Voor het bepalen van deze ranking let Google op zo’n tweehonderd factoren; deels zijn deze geheim. Algemeen wordt aangenomen dat Google kijkt naar drie aspecten: content, techniek en populariteit. Zit je op die drie punten goed, dan scoor je hoog in de zoekresultaten. Nog los daarvan, zijn dit sowieso belangrijke kenmerken van een goede website.

Zoekwoorden

Nog niet zo lang geleden was veel zoekwoorden in de tekst verwerken voldoende om hoog in de zoekresultaten te komen. Die tijd is voorbij. Zoekwoorden blijven belangrijk, maar het gaat nu vooral ook om ze slim en relevant toe te passen.

zoekwoorden

Zoekwoorden gebruik je onder andere in:

  • URL
  • titels en tussenkoppen
  • tekst
  • links
  • teksten bij afbeeldingen en video’s

Hoe kom je aan goede zoekwoorden? Bij Google zelf kun je bijvoorbeeld de Google Keyword Planner gebruiken; daarvoor moet je wel een account aanmaken. Zonder account en ook reuze handig is Ubersuggest. Met beide tools kun je alternatieven zoeken voor de door jou bedachte zoekwoorden.

Wees relevant

Internetters die googelen, zijn op zoek naar een antwoord op hun vraag. Hoe beter jij die vraag op jouw internetpagina(s) beantwoordt, des te relevanter je bent. Dat zit ‘m dus niet alleen in het slim gebruiken van zoekwoorden, maar vooral ook in het bieden van antwoorden. Een maat die Google daar bijvoorbeeld voor hanteert, is het feit of men vanuit jouw webpagina weer terugkeert naar de zoekresultaten. Is dat het geval, dan heeft men blijkbaar geen antwoord gevonden. Komt dat vaak voor, dan ben je niet zo ‘relevant’.

Vraag je dus af met welke vragen jouw beoogde bezoekers zitten en welke antwoorden je daarop kunt bieden. En schrijf dit in behapbare, leesbare brokken. snippet bij Google zoekresultatenPas ook de ‘snippet’ aan (dit is de korte tekst onder de URL in de zoekresultaten): hierin zien googelaars al vrij snel of ze op jouw pagina de gezochte informatie kunnen vinden.

Laadsnelheid

De techniek achter een website kan ervoor zorgen dat deze goed werkt of juist bezoek blokkeert. Enkele aspecten zijn bijvoorbeeld laadsnelheid en geschiktheid voor mobiele apparaten.

Eerder schreef ik al dat de gemiddelde aandachtsspanne (oftewel het geduld) van de moderne mens zo’n 8 seconden bedraagt. Dit wordt erg op de proef gesteld door een webpagina die langzaam laadt. De meeste mensen verwachten dat zoiets binnen 2 seconden is gepiept. Duurt dit 4 seconden, dan is 25% al afgehaakt en na 8 seconden bijna de helft. Ga na hoe snel jouw webpagina’s laden met bijvoorbeeld Google Pagespeed Insights, Sitespeed of Pingdom. En bekijk meteen enkele mogelijkheden om de snelheid te verhogen.

Allerlei factoren beïnvloeden de laadsnelheid. Daartoe behoren technische zaken zoals script, codes en caching; het voert te ver om deze hier te behandelen. Ook al ‘verrijken’ afbeeldingen de content, ze kunnen het laden behoorlijk vertragen. Zeker als je originele beelden van meerdere MB’s plaatst. Voor een website is dat helemaal niet nodig en dus af te raden. Verklein en optimaliseer je afbeeldingen. Dit kan met bijvoorbeeld Photoshop (‘opslaan voor web’) of met het gratis programma PIXResizer.
En als je dan toch met de beelden bezig bent: voorzie ze in de alt-tekst meteen van een beschrijving waarin – als het even kan – een relevante zoekterm voorkomt. Dat is dan ook weer goed voor de vindbaarheid.

Mobile first
webbezoeken per device

webbezoeken per device

webbezoeken per device per leeftijdsgroep

webbezoeken per device

Mensen internetten steeds vaker op mobiele apparaten: smartphone en tablet. Driekwart van de internetters (13 jaar en ouder) gebruikt deze om websites te bezoeken. Vandaar dat Google websites beoordeelt op hun ‘mobielvriendelijkheid’ (mobile first). Concreet houdt dit in dat een website voor Google pas meetelt als deze in de eerste plaats geschikt is voor een mobiel apparaat. Ga na hoe jouw website op dit punt scoort, wat de mobiele laadsnelheid is en kijk wat er eventueel nog te verbeteren valt.

Als jouw website niet of zeer beperkt geschikt is voor mobiele apparaten, is dat vaak niet een-twee-drie te verhelpen. Het vraagt meestal een forse ingreep zoals ombouwen of zelfs compleet opnieuw bouwen. Dat is natuurlijk een mooie kans om de site eens flink op de schop te nemen! Vraag je wel eerst af welke prioriteit dit moet krijgen. Is jouw specifieke doelgroep erg mobile of misschien juist nog verknocht aan de PC thuis?

Populariteit

De populariteit van jouw website bepaalt mede hoe hoog deze in de zoekresultaten bij Google verschijnt. Een kip-en-ei kwestie eigenlijk, want hoe hoger des te populairder… De populariteit wordt voornamelijk afgemeten aan het aantal webbezoeken en aan het aantal en de kwaliteit van de webpagina’s die naar jouw website linken.

linkbuildingDie links komen er meestal niet vanzelf, daar moet je wel wat voor doen. Dat begint natuurlijk in de eerste plaats met relevante content, die meerwaarde oplevert voor het internet. Verder kun je bijvoorbeeld een blog schrijven op een andere site en daarin een link naar jouw website opnemen. Of andere websites vragen om een link naar jouw webpagina te plaatsen. Let wel op dat er geen sprake is van teruglinken, dus dat je naar elkaar linkt. Dat heeft Google door en dan telt het minder zwaar.

Bij deze zogeheten linkbuilding is het van belang om links te krijgen van relevante sites, die bijvoorbeeld veel autoriteit hebben, als betrouwbaar worden gezien en/of in hetzelfde werkveld opereren. Links van zomaar wat willekeurige sites tellen niet of nauwelijks mee bij Google.

De handige PowerPoint-tip die je nog niet kende

gereedschap

De meeste mensen die een PowerPoint-presentatie geven, kennen ‘m niet. Ook veel doorgewinterde presentatoren niet. Een superhandige standaard-optie in dit programma: de presentatorweergave.

Presentator

Bij de presentatorweergave zie jij op jouw laptop tijdens de presentatie méér dan de toeschouwers op het grote scherm. Bijvoorbeeld jouw aantekeningen, naast de getoonde dia. Zo staat dus jouw script duidelijk in beeld. En hoef je de papieren aantekeningen niet meer te zoeken of om te bladeren. Verder kun je de tijd in de gaten houden: de verstreken tijd en het actuele tijdstip. Dan hoef je niet steels op een klok of horloge te kijken.
Ook zie je een filmrol met de omliggende dia’s. Dan kun je in je verhaal makkelijker de overgang maken naar een volgende dia. Met de schuifbalk kun je snel naar een eerdere of latere dia overschakelen. Zonder dat je – voor de ogen van de toeschouwers – gehaast heen en weer moet klikken. Dat staat een stuk professioneler.

Presentatorweergave op laptop (Powerpoint 2010)

Nog een voordeel van de presentatorweergave: alle pop-up meldingen over updates, mailberichten (van je baas: “Succes met de presentatie, sleep de opdracht binnen!”) en screensaver die eventueel op jouw laptop verschijnen, blijven verborgen voor het publiek. Een ander handigheidje van deze tool is het live markeren van teksten; ook kun je deze markering weer weghalen. Daarmee maak je de presentatie interactiever.

Instellen

Het instellen van de presentatorweergave is vrij makkelijk. In het tabblad ‘diavoorstelling’ zet je de presentatorweergave aan. Altijd vooraf wel even checken of het werkt, door een tweede scherm (of beamer) op je laptop aan te sluiten en de presentatie te starten. Ook op locatie is een laatste check altijd wel slim.

Op locatie stel je het tweede scherm als volgt in. Maak altijd eerst de verbinding tussen beamer en laptop. Schakel vervolgens eerst de beamer in en dan de laptop. Op de laptop: in de laatste versies van Windows (7, 10) de Windows-knop + P indrukken. Dan verschijnt een keuze, waarbij je kiest voor ‘uitbreiden’. Kies niet voor ‘dupliceren’, want dan werkt de presentatorweergave niet.

Minder handig

Met de presentatorweergave kun je (zonder dat de toeschouwers dit zien) op jouw laptop tijdens de presentatie bestanden openen of dingen op internet opzoeken. Die ook op het grote scherm laten zien (zoals een webpagina of een filmpje) is dan wel weer lastiger met deze tool. Daarvoor moet je op een aantal knoppen drukken, waarna de presentatorweergave trouwens meestal weer is uitgeschakeld.
Dus heb je hyperlinks of filmpjes in jouw presentatie, dan is deze tool minder handig. Tenzij je een Powerpoint-prof bent natuurlijk…

Bekijk ook een filmpje of lees meer over de presentatorweergave.

Aan tafel met 5 communicatietips

tafelschikking

“Aan tafel!” Op zo’n kreet kom je natuurlijk meteen aangesneld. Zeker als je weet wat de pot schaft. Maar waar ga je zitten? De tafelschikking is vaak een vast gegeven. Of het nu thuis is of in een vergadering: dikwijls heeft iedereen zijn of haar vaste plek.

Toch loont het de moeite om hier iets aan te doen. De tafelschikking is namelijk ook non-verbale communicatie en een integraal onderdeel van een gesprek. Vraag dat maar aan ondervragers van politie of inlichtingendiensten. Er is weinig toevalligs aan hun manier waarop zij mensen neerzetten.
De positionering aan tafel helpt om aandacht en vertrouwen van gesprekspartners te krijgen. Of juist om hen uit hun comfortzone te halen. Vijf beproefde tips & tricks in de tafelschikking tijdens een vergadering, presentatie of (groeps)gesprek.

1. Kies positie

Waar je gaat zitten in een gesprek of vergadering, zegt veel over de positie die je inneemt binnen het gesprek en gezelschap. Door je plaats aan tafel strategisch te kiezen, kun je de interactie meer of minder beïnvloeden.

  • vergadersituatienaast elkaar: dan staan de neuzen letterlijk dezelfde kant op en kijk je vanuit hetzelfde perspectief de wereld in. Deze positie duidt dan ook op gelijkwaardigheid. Naast elkaar zitten is een fijne manier voor samenwerking en ook een goede positie om iets aan de ander uit te leggen of iets te demonstreren;
  • schuin naast elkaar: zo is er genoeg ruimte om jezelf uit te drukken. Aankijken en weer wegkijken is hierbij makkelijker dan wanneer je recht tegenover elkaar zit. Het is een zeer geschikte positie om een vriendelijk gesprek te hebben. Het schept goede mogelijkheid om veel gebaren te gebruiken en de gebaren van de ander te observeren. Maak bij deze situatie ook gebruik van het ‘rechterhand’-principe: de persoon die aan de rechterkant is, wordt onbewust meer vertrouwd. Wil je bij iemand vertrouwen wekken, zorg dan dat je rechts zit ten opzichte van hem of haar;
  • tegenover elkaar: zo is het lastig om oogcontact te vermijden. Dit kan als bedreigend worden opgevat. Het is niet de meest ideale positie om een band met iemand op te bouwen. De positie recht tegenover elkaar aan tafel kan een defensieve, concurrerende of rivaliserende sfeer scheppen en deze opstelling kan ertoe leiden dat beide partijen op hun stuk blijven staan;
  • met rug naar de deur: dit is de looser-positie, je hebt dan geen zicht op wat er achter je gebeurt. Je bent kwetsbaar voor ‘aanvallen’ van achteren; dit maakt nerveus en onzeker.
2. Gespreksleider

Ga links van de gespreksleider zitten als je de meeste kans op een succesvol gesprek wilt hebben. Uit onderzoek blijkt dat de meeste mensen vaker naar links kijken en een beter gevoel hebben bij wat ze daar zien. Zit je aan de rechterkant, dan krijg je waarschijnlijk minder aandacht.
Ben je zelf gespreksleider, ga dan aan het hoofd van de tafel zitten. Met het zicht op raam en deur kun je alles overzien en naar alle kanten goed communiceren.

3. Gebruik licht

Als je de aandacht wilt hebben, ga dan niet aan de raamkant van de tafel zitten. Want dan moeten anderen tegen het licht in kijken om jou goed te zien. Dat is lastig om lang de aandacht erbij te houden. Zeker als er buiten iets interessants gebeurt. Zorg dus dat het licht op jou valt, dan sta je letterlijk in the spotlights.
Wil je een keer wat minder aandacht, bijvoorbeeld omdat je weinig hebt met de gespreksonderwerpen of je je mail nog moet doornemen? Ga in dit geval juist wel aan de raamkant zitten, dan valt dat wat minder op…

4. Doorbreek routine

Als je vaker deelneemt aan dezelfde vergadergroep, zie je het gauw: de vastgeroeste patronen. Bijvoorbeeld wie waar zit, dat lijkt wel een heilig ritueel. Ga eens (of elke keer) expres op een andere plaats zitten. En geniet van het gezicht van degene wiens vaste plek jij inneemt (“Hé, daar zit ik!”). Meestal gaat diegene licht morrend op een andere plek zitten, heel soms word je van je stoel gelicht. Het brengt in ieder geval wat dynamiek in de groep, en vaak ook in het gesprek.

5. Tafel: grootte en vorm

ronde tafel King ArthurBij vergaderingen spelen de grootte en de vorm van de tafel een belangrijke rol. Zo zijn grote vergadertafels bedoeld om te imponeren. De afstand tussen de mensen is (te) groot en niet iedereen kan elkaar goed zien. Door deze afstand verlies je betrokkenheid en effectiviteit in de vergadering. Dit speelt ook bij een grote carré- of U-opstelling: deze heeft vaak meer zitplaatsen dan nodig. Dit is meestal makkelijk te verkleinen door wat tafels weg te halen.
Met vierkante en rechthoekige tafels creëer je verschillen in posities; onwillekeurig gedraagt men zich daar naar. Met een ronde tafel is dat een stuk minder, iedereen voelt zich min of meer gelijk en meer betrokken bij de vergadering. Een ronde tafel creëert teamspirit.
Wil je snel een paar krachtige besluiten doorspreken? Gebruik dan een sta-tafel. Zo’n tafel stimuleert korte, snelle vergaderingen. Dat kan natuurlijk ook zonder tafel, want tafels creëren altijd afstand. Ze blokkeren energie en dus ook flow. Wil je dat je gesprekspartner zich vrij voelt, gebruik dan geen tafel. Ideaal voor brainstormsessies of coachingsgesprekken.

Ook nog leuk om te weten

Staand vergaderen lijkt de eerste keer misschien wat raar, maar is echt efficiënter. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor staand telefoneren. Men wil niet al te lang staan en gebruikt de tijd dus voor de meest noodzakelijke zaken. Het bespaart zo’n 30% vergadertijd. Bovendien blijven deelnemers alerter en hebben zij meer ruimte om zich expressief uit te drukken.

Wil je als belangrijk gezien worden binnen een groep? Ga dan aan de rechterkant van de gespreksleider zitten. Wie daar zit, wekt de indruk de op een na ‘machtigste’ persoon aan tafel te zijn. Dit is ontstaan in de oudheid, toen de leider zich er bewust van werd dat de persoon links van hem niet zo makkelijk een messteek kon uitdelen met de linkerhand. De persoon rechts kon hem makkelijker aanvallen, dus aan hem werd onbewust meer macht toegekend.

In Japan zit de belangrijkste persoon meestal zo dicht mogelijk bij de deur: om te kunnen vluchten bij een aardbeving…

Wie kietelt de goudvis?

Wie kietelt de goudvis?

De kans dat je deze blog helemaal uitleest, is bijzonder klein. Want er zijn zoveel blogs en tweets die je kunt lezen, zoveel mailtjes en telefoontjes die je nog moet beantwoorden, zoveel appjes die om jouw aandacht bliepen.

Aandachtsspanne

Je aandacht erbij houden is soms best moeilijk. Dat is niet alleen een gevoel, maar ook gestaafd door onderzoek: ons concentratievermogen wordt alsmaar minder. Dat komt door alle moderne afleidingen, van smartphones tot tablets, van e-mail tot blogs en sociale media. En door de overvloed aan impulsen, informatie en nieuws dat gereduceerd is tot 140 tekens.
In 2000 bedroeg de aandachtsspanne van de gemiddelde mens twaalf seconden, nu is dat zo’n acht seconden. Een goudvis is minder snel verveeld, die houdt het negen seconden vol!
Voor een webpagina of een filmpje betekent dit bijvoorbeeld dat je maximaal acht seconden hebt om de aandacht op te eisen. Tijdens die eerste seconden moet je zoveel impact opwekken om de volgende seconden aandacht te verdienen. Ongeveer een kwart van alle webpagina’s wordt minder dan vier seconden bekeken. En maar 5% weet de aandacht meerdere minuten vast te houden.

Aandacht trekken

Hoe trek je nu de aandacht, ook van die goudvis? Eén van de beste manieren is beweging. Dat heeft met het perifere blikveld te maken. Met je centrale blikveld zie je scherp en duidelijk, maar slechts een klein deel van je omgeving. Blikveld in het verkeerAls je ergens naar kijkt, kun je vanuit je ooghoeken toch zien wat er opzij gebeurt. Dat neem je vaag en onscherp waar met je zijwaartse, perifere blikveld. Bewegingen merk je daarmee juist wel goed op: daar is het evolutionair ook voor bedoeld, vanwege dat naderende roofdier. Zo gauw opzij iets beweegt, geeft het perifere blikveld een signaal naar het onderbewuste; dat geeft op zijn beurt een signaal naar het centrale zien. Razendsnel keer je je ogen in de richting van het onbekende en ga je het bewust observeren.

Ogen kietelen

Bewegend beeld trekt dus de aandacht. Het zorgt voor prikkeling van de ogen, ‘Augenkitzel’ volgens de Duitse wetenschapper Bernward Wember. Die toonde in de jaren zeventig aan dat, zodra de ogen niet meer worden geprikkeld, onze aandacht verslapt en we als kijker geleidelijk aan afhaken. In die tijd was tv – door de bril van nu – behoorlijk saai te noemen: lange shots met veel talking heads en weinig actie. Sindsdien lijkt beweging op tv alleen maar toegenomen, door veel beeldwisselingen met korte beeldfragmenten, camerabewegingen en allerlei andere effecten.

Met de komst van media als YouTube is de blootstelling aan filmmateriaal alleen maar groter geworden. De flinke Augenkitzel daarin is ook een belangrijke oorzaak van de afname van ons concentratievermogen. Je zou het kijken naar een beeld kunnen beschouwen als een taak: bij het vervullen hiervan maakt ons beloningscentrum het ‘geluksstofje’ dopamine aan. Bij veel beeldwisselingen en bewegingseffecten is dus sprake van veel taken en wordt het brein voortdurend beloond; dit werkt verslavend. Een langere taak met een klein beetje dopamine geeft dan niet genoeg beloning meer. Zo worden korte taken in ons brein ingeprogrammeerd.

Sociale media

Je kunnen concentreren op lange, moeilijke taken is nu juist een eigenschap die steeds waardevoller wordt naarmate de wereld om ons heen ingewikkelder wordt. Ook sociale media breken deze vaardigheid af, omdat ze zijn ontworpen om verslavend te zijn. Hoe vaker je sociale media gebruikt op de manier waarop ze zijn bedoeld – constant en gedurende de hele dag – hoe meer je brein zal smachten naar een nieuw shot als je je ook maar heel even verveelt. Een soort Pavlov-reactie op het minste teken van verveling. Het zoeken naar en het vinden van nieuwe informatie leiden ook tot afgifte van dopamine. Het wordt dan steeds lastiger om onafgebroken aandacht te geven aan een moeilijke taak; je brein tolereert zo’n lange periode zonder afleiding gewoon niet meer.

Geconcentreerd blijven

Hoe zorg je nu dat je het koppie er toch bij houdt? Hier zijn enkele tips:

  1. Teken doodles
    Als je je verveelt tijdens gesprekken of vergaderingen, ga dan een beetje tekenen. Als je nutteloze tekeningetjes maakt, ben je 30 procent meer geconcentreerd. Het is een simpele activiteit die andere afleidende gedachtes blokkeert en zorgt dat je beter luistert.
  2. Lees sneller
    Het is een misverstand dat je door langzaam te lezen, de tekst beter opneemt. Als je langzaam leest, raak je sneller afgeleid. Als je juist sneller leest, heb je minder tijd om over andere dingen te denken. Maar let op: als je veel te snel leest, mis je informatie.
  3. Vergeet multi-tasken
    Als je meerdere dingen tegelijk probeert te doen, wil dat niet zeggen dat je hersenen actiever zijn. Je hersenen zijn dan verdeeld over de taken die je uitvoert. Hierdoor heb je minder hersenactiviteit over voor elke taak, waardoor je sneller afgeleid bent en meer fouten maakt. Het helpt dus om je telefoon gewoon uit te zetten.
  4. Lees met een pen
    Dit is een effectieve techniek om zowel geconcentreerder als sneller te lezen. Als je tijdens het lezen onder de regels een pen meebeweegt, ben je gefocust op dat gedeelte van de tekst en ben je minder snel afgeleid. Dat is in het begin misschien irritant, maar na een uurtje kan het je leestempo zelfs verdubbelen.
  5. Ruim je werkplek op
    Alles wat op je bureau ligt, nemen je hersenen bewust en onbewust waar. Hoe meer er ligt, hoe meer er gescand wordt en hoe eerder je afgeleid raakt. Met een leeg bureau kun je 12 procent meer geconcentreerd zijn. Uitzonderlijk creatieve mensen zijn trouwens wel gebaat bij een rommelig bureau en werken dan beter.
  6. Lees in blokken
    Als je langer dan 60 minuten onafgebroken leest, daalt je tekstbegrip met maar liefst 37 procent. Daarom kun je na een uur lezen beter een korte pauze houden van 10 minuten.
Welkome verandering?

Dat het concentratievermogen van de mens op de helling gaat, is moeilijk goed nieuws te noemen. Wetenschappers waarschuwen dat het vele internetten en smartphone-gebruik wel degelijk structurele invloed heeft op ons brein. En dat het brein definitief verandert door het continu op zoek zijn naar nieuwe informatie. Door korte teksten te lezen die zijn doorspekt met hyperlinks die de lezer direct in een nieuwe tekst doen belanden. Maar er zijn ook wetenschappers die geruststellend zeggen dat we in dit informatietijdperk beter kunnen multi-tasken met informatie. En dat we – als het er op aan komt – ons echt wel op een moeilijke taak kunnen concentreren.8 seconden

Willen we het weer gaan winnen van de goudvis, dan moeten we die flink gaan kietelen. Bijvoorbeeld met YouTube in de vissenkom. En gaat onze aandachtsspanne nog verder omlaag? Dan verliezen we het uiteindelijk ook van de vlieg!

4 handige feiten over kleuren

zakken met kleuren

De kleuren die je kiest in je communicatie (huisstijl, materialen, website) zijn van groot belang voor de waardering bij de ontvanger. Dat weet een grafisch vormgever die deze presentatie ontwerpt, natuurlijk ook. Toch is het handig om te weten hoe dat werkt met kleuren.

Onbewuste keuzes

Kleuren beschikken over sterke waarschuwingsfuncties: een groene banaan is nog niet rijp, een knalgele kikker is giftig en een rood knipperlicht betekent gevaar. De oorsprong ligt in de biologie. Van oudsher helpen kleuren mens en dier om de juiste keuzes te maken en zo te overleven. Deze functies liggen zo diep verankerd in ons systeem dat we onbewust een groot deel van onze keuzes laten afhangen van de kleur die we waarnemen.
Dat biedt mogelijkheden om te beïnvloeden. Zo wordt in de reclame veel kleur gebruikt zodat een product meer opvalt en sneller blijft hangen bij de kijker. Bijvoorbeeld het rood van Coca Cola, het groen van Heineken of de gele M van McDonalds. In de reclamewereld wordt veel geld gestopt in het uitzoeken van de juiste kleur. Het speelt niet alleen een belangrijke rol in het er mooi uit laten zien van een reclame-uiting, maar ook in het ondersteunen van het verkopen van het product dat door kleur dus meer kan opvallen. Marketingpsychologen beweren dat binnen 90 seconden een blijvende indruk ontstaat en dat kleur hierbij voor 60% meespeelt.

Associaties oproepen

Elke kleur roept (onbewust) een bepaalde waarde/emotie op. Rood staat voor actie, blauw komt rustig over en groen heeft iets met gezondheid. In de onderstaande tabel zijn de meest voorkomende associaties te zien.

kleurentabel

Verschil tussen seksen

kleuren man-vrouwGeloof het of niet, er bestaan grote verschillen in kleurvoorkeur tussen mannen en vrouwen. Mannen geven doorgaans de voorkeur aan fellere kleuren, grijswaarden en schaduwkleuren: dit zijn kleuren gemengd met zwart. Daarentegen kiezen vrouwen meer voor zachtere kleuren en tinten (kleuren gemengd met wit). Blauw is voor beide seksen de favoriete kleur. Bij vrouwen staat paars op de tweede plaats; de meeste mannen hebben daar juist helemaal niets mee.
Vrouwen zijn meestal wat specifieker in hun benaming van een kleur. Wat een man gewoon ‘blauw’ noemt, kan voor een vrouw variëren van turquoise, hemelsblauw tot kobaltblauw of indigo.
Als je doelgroep vooral uit mannen bestaat, is paars dus geen slimme keuze in je communicatie. Blauw of groen is in ieder geval veilig als je bij beide seksen in de smaak wilt vallen.

Drukkleur of schermkleur

Een kleur op papier is niet hetzelfde als een kleur op een beeldscherm. Dat heeft te maken met de manier waarop de kleur wordt samengesteld: door inkt of door licht. Het is daarom meestal niet mogelijk om huisstijldrukwerk er precies hetzelfde te laten uitzien als bijvoorbeeld een website. Bovendien verschillen beeldschermen onderling ook weer iets in hun kleurweergave.

Inktkleuren zijn bijvoorbeeld CMYK-kleuren: cyaan (blauw), magenta (rood), yellow (geel) en key (zwart). Deze kleuren vormen samen de kleur zwart als ze worden samengevoegd. Ze worden veel gebruikt in printers en voor (full colour) drukwerk.
Drukwerk met één of twee drukkleuren wordt meestal in PMS-kleuren gemaakt. Dit is een wereldwijde standaard, zodat iedereen altijd de juiste kleur gebruikt.

Schermkleuren zijn meestal gedefinieerd in RGB-kleuren: rode, groene en blauwe pixels. Als ze worden samengevoegd, vormen ze wit. Doordat de RGB-kleuren ontstaan vanuit licht, kunnen ze heel fel zijn. In html heten deze schermkleuren ook wel hexadecimale kleuren, aangeduid met zogeheten hex-codes. Ze bevatten alle 256 kleuren die een browser kan laten zien.

RGB CMYKElke kleur heeft zijn unieke definitie in getallen en codes. Daarmee kunnen kleuren van drukwerk (CMYK of PMS) toch zo veel mogelijk lijken op die van beeldschermen (RGB, hex).
Bijvoorbeeld: een van mijn huisstijlkleuren is oranje (iets specifieker voor de dames: levend oranje). In deze blogpost zie je deze kleur terugkomen in bijvoorbeeld kopjes en hyperlinks. Uiteraard komt de kleur ook voor op mijn huisstijl-drukwerk. De verschillende kleurcodes zijn:
CMYK = C0 M68 Y100 K0
PMS = 1665
RGB = R233  G118  B22
Hex-code = #E97616

,

Gooi eens een ankertje uit

Als je de wereldzeeën of andere wateren bevaart, ga je regelmatig voor anker. Dat is tenminste de uitdrukking, want in de meeste gevallen doe je eigenlijk niets met je anker: je maakt gewoon je boot aan een steiger vast. Tenzij je natuurlijk in die idyllische, azuurblauwe baai ligt. Dan gooi je echt het anker uit om de boot aan de bodem vast te leggen.

Denkfout

Informatie die je het eerst krijgt of leert, vormt ook een anker. Daar hecht je vaak het meeste waarde aan: het zogeheten ankereffect. Het is de onbewuste neiging om de eerste informatie die je krijgt, als uitgangspunt (anker) te nemen en daaraan alle volgende informatie te toetsen. En dus beslissingen op te baseren.
Het ankereffect is een krachtige denkfout van onze hersenen. Ons onbewuste brein gebruikt allerlei sluiproutes om beslissingen te nemen. Hierbij laten we ons beïnvloeden door meer dan je denkt en doorhebt. Het ankereffect is één van de manieren waarop je onbewust wordt beïnvloed. Het maakt dat we de eerste indrukken, schattingen en prijzen belangrijker vinden dan latere informatie.

Omzet verhogen

van voorHet ankereffect is vrij makkelijk toe te passen, vooral bij producten en diensten waarvan we het lastig vinden om de waarde in te schatten. De eerstgenoemde prijs dient vaak als uitgangspunt voor andere prijzen in schattingen en vergelijkingen. Het ‘Van … voor …’ stickertje in de supermarkt is daar een bekend voorbeeld van: door eerst de hogere prijs te noemen, lijkt de ‘actieprijs’ een weggevertje.
Maar het kan ook een stuk subtieler. Vaak zijn producten gesorteerd van goedkoop naar duur. Daardoor lijkt alles na het eerste product eigenlijk best wel duur. Uit experimenten blijkt dat het toepassen van het ankereffect grote invloed heeft op de verkoop. De volgorde veranderen (eerst duur, dan goedkoop) beïnvloedt onbewust de prijsperceptie, waardoor vaker duurdere producten worden gekocht. Dat leidt tot wel 10% omzetstijging: snel verdiend, alleen maar door de volgorde aan te passen!

slaapkamermeubels

Dit principe is ook toe te passen in de non-profit dienstverlening. Plaats je duurste, meest uitgebreide dienst (behandeling, begeleiding, voorziening enz.) bovenaan op je website naast de andere diensten, zodat dit het anker wordt voor je bezoekers. Het meest effectief als er ook getallen bij staan, bijvoorbeeld prijzen, aantallen sessies, klantwaarderingen of iets dergelijks.
Ietwat gewaagder is jouw aanbod vergelijken met dat van de concurrenten: wat hier dan het anker moet zijn, hangt af van hoe je er – getalsmatig – in die vergelijking uit wilt komen (de goedkoopste, de beste, de klantvriendelijkste).

Onderhandelen

Zelfs in onderhandelingen kun je het ankereffect inzetten. Met een hoog (of juist laag) openingsbod zet je een anker. De kunst is om dit anker hoog genoeg te maken om de tegenpartij op te trekken, maar dat ook weer niet te overdrijven. Want een anker dat buiten proporties is, werkt niet.

tandenpoetsenGetallen in communicatie

In het ankereffect draait het dus vooral om getallen en vergelijkingen. Dat kun je in bijvoorbeeld verandercommunicatie goed gebruiken door te ankeren met cijfermatige kenmerken van de nieuwe situatie (of de oude, als dat beter uitkomt). Ook in voorlichtingscampagnes kun je ankeren. Zo wordt in een succesvolle campagne voor beter tandenpoetsen de (grote) hoeveelheid tijd die je dagelijks kwijt bent met opvoeden, vergeleken met de luttele 2 minuten die je nodig hebt om kinderen te leren tandenpoetsen.

In risicocommunicatie is de risicoperceptie met getallen te beïnvloeden en kan het ankereffect daarbij uitkomst bieden. Door een hoog referentiepunt te geven bij het risico van een bepaald issue of gedrag – zonder te overdrijven – kun je zorgen dat de ontvanger het risico hoger inschat dan wanneer je geen of een lager anker geeft.

Het ankereffect is een handig hulpmiddel om de beleving van getallen te beïnvloeden. Dus gooi als (ver)koper, onderhandelaar of communicatieadviseur gerust eens een ankertje uit…

Merkenbeleid

Doel van een merk is het opbouwen van merkentrouw:

  • onderscheiden van concurrenten
  • eigen identiteit/imago
  • vertrouwensband
Drie strategieën

Een organisatie die bestaat uit meerdere onderdelen heeft over het algemeen de keuze uit drie merkstrategieën:

  • monolitisch: de organisatie gebruikt voor alle organisatieonderdelen één enkele naam en visuele identiteit. De organisatie is hiermee als merk onmiddellijk herkenbaar. Dit levert bij een goede reputatie veel voordelen op. Positieve publiciteit of reclame in het ene segment kan in zo’n geval ook voordelig zijn voor het andere segment. Dit geldt echter ook andersom: negatieve publiciteit in het ene segment kan zijn uitwerking hebben op andere. Voorbeelden: Philips, Shell.
  • endorsed: hier gaat het om het ‘paraplumerk’ van een moederorganisatie met een aantal dochterorganisaties, ieder met hun eigen producten, diensten, cultuur en tradities. Dit soort organisaties is vaak ontstaan uit fusies en overnames. Kenmerkend is dat de dochterorganisaties nogal eens met elkaar concurreren. Er is een bepaalde mate van vrijheid voor de eigen, specifieke profilering van de dochters, die van het paraplumerk kunnen profiteren. De mate van endorsing bepaalt hoe ‘zichtbaar’ de moederorganisatie is bij de dochters. Voorbeelden: Achmea, Liga, OSG.
  • branded: de dochterorganisaties staan helemaal op zichzelf. De merken hebben nauwelijks of geen (visuele of tekstuele) verwantschap met elkaar en met het paraplumerk. Voorbeelden: Sanoma, Heineken, Unilever.

De keuze van de meest toepasselijke merkstrategie hangt af van een aantal factoren. Dit zijn onder andere transparantie, kosten, onderlinge versterking en eigen identiteit van de organisatieonderdelen.


 

 

 

monolitisch

endorsed

branded

Kun je overleven zonder communicatieadviseur?

Ik kom wel eens over de vloer bij organisaties die geen communicatieadviseur in dienst hebben. Zoals kleinere zorginstellingen en organisaties in het basis- en voortgezet onderwijs. Op het eerste gezicht functioneren ze qua communicatie probleemloos. Soms huren ze even een specialist in, bijvoorbeeld voor een tekst, vormgeving of website. Maar meestal rooien ze het zonder bemoeienis van communicatieprofessionals. Wat is hun geheim? Zonder al te veel te generaliseren, zie ik enkele gemeenschappelijke kenmerken.

Er is geen concurrentie

Bij gebrek aan opponenten hoef je je nauwelijks druk te maken over je voortbestaan. Het enige verpleeghuis in de regio of de enige basisschool in het dorp? Voor extra (marketing)communicatie is geen echte noodzaak, de klanten komen toch wel.

Klanten zijn tevreden en medewerkers gemotiveerd

Zijn de klanten tevreden, dan doe je blijkbaar iets goed. Natuurlijk kunnen er nog wel onbekende onvervulde wensen zijn, maar die weet je immers niet. Bovendien zijn de medewerkers enthousiast aan het werk en valt geen wanklank te bespeuren; de OR leidt een tanend bestaan. Speciale communicatie intern of extern lijkt dan ook een overbodige luxe.

Er gebeurt nooit wat

Intern zijn geen veranderingen op komst, buiten staat geen pers op de stoep. Er valt dus eigenlijk weinig te communiceren. Saai, maar wel makkelijk!

De secretaresse kan alles

Ze bestaan nog, duizendpoten die goed in taal zijn en schijnbaar moeiteloos alles voor elkaar krijgen. Heerlijk, als je daar al je communicatiezaken kunt droppen!

toverformuleZiedaar de toverformule om te overleven zonder communicatieadviseur. Een uitkomst in een periode van bezuinigingen.
Deze formule was ook van toepassing op veel zorgorganisaties van pakweg twintig jaar geleden, toen ik daar ook rondliep als zelfstandig adviseur. Dat was natuurlijk een andere tijd en communicatie was nog niet erg geprofessionaliseerd. Maar de werkelijkheid heeft deze organisaties inmiddels ingehaald en zij kunnen bijna niet meer zonder communicatiehulp, adviserend en/of uitvoerend. Daartoe hebben ze één of meer medewerkers in dienst of huren tijdelijk specialisten in.
Hun omgeving is namelijk concurrerend geworden: ze moesten hun positie en selling points bepalen of bijstellen en deze communiceren. Veeleisende klanten, onvervulde wensen of minder gedreven medewerkers vielen ook niet te sussen met een communicatiesausje, maar vroegen om serieuze, authentieke aandacht en actie. In veel organisaties is ondertussen natuurlijk ook het nodige gebeurd en het was zaak om daar proactief en communicatief mee om te gaan. Laten we de online omgeving niet vergeten, die verandert nog steeds. En die fantastische secretaresse vond het vaak leuk om communicatietaken uit te voeren, maar kon echt niet alles aan; zeker als het om meer strategische zaken ging.

Een communicatieprofessional kan het verschil maken voor de hedendaagse organisatie en is daar bijna niet meer weg te denken. Hoewel, de laatste tijd komen sommige organisaties hier van terug: ze saneren de communicatiefunctie en gaan deze outsourcen. Of ze dat lukt, zonder toverformule?

Jaarverslag: plicht én profiel

jaarverslag 2014

2015 is begonnen en het is weer tijd voor het jaarverslag. Deze taak roept wisselende reacties op. Sommigen zien het als een onvermijdelijk ritueel of zelfs een plaag. Anderen grijpen de kans aan om hun organisatie te profileren.
De jaarlijkse terugblik ligt in een spanningsveld tussen rekenschap afleggen en een boodschap overbrengen. Wat u moet rapporteren, communiceert niet altijd lekker. En wat wel goed overkomt, is vaak niet verplicht.

Professionele aanpak

Aan de officiële jaarrapportage valt niet te ontkomen. Het is de formele verantwoording aan toezichthouders en/of financiers. Maar u heeft tevens te maken met andere stakeholders zoals klanten en medewerkers. Deze kunnen ook geïnteresseerd zijn in de resultaten van het voorgenomen beleid. Voor hen is een ‘populair’ verslag veel geschikter dan het verplichte document.
Dit stelt hoge eisen aan inhoud en vorm van de presentatie. Het officiële verslag samenvatten of verschillende bijdragen aan elkaar ‘plakken’ voldoet zeker niet; het vergt een doordachte opbouw en een professionele aanpak. Door een thematische opzet bijvoorbeeld ontstaat een integraal verhaal over uw organisatie; met een verhaalvorm wordt het verslag bovendien dynamischer. Of u biedt in krantvorm (of digitaal keuzemenu) ‘voor elk wat wils’. Vervolgens moet een vlot leesbare, ‘menselijke’ tekst zonder jargon uw lezers boeien én binden. Een aantrekkelijke, functionele vormgeving – al dan niet digitaal – tenslotte ondersteunt opzet en leesbaarheid.

Papier of digitaal?

Het jaarverslag op papier komt nog steeds veel voor. Want het is tastbaar, je kunt het doorbladeren en in de boekenkast zetten. Toch is het digitale verslag meer en meer in opkomst. Het biedt namelijk veel (interactieve) mogelijkheden, heeft een groot bereik en spaart drukkosten uit. De afweging hangt vooral af van uw doelgroep(en) en het budget.
Wat u in ieder geval kunt doen, is een pdf van het papieren verslag op uw website plaatsen. Maar daarmee maakt u nauwelijks gebruik van de digitale mogelijkheden. Met multimediale en interactieve elementen vergroot u de relevantie van de communicatie. Zoals een bladerversie, een aparte webpagina voor het verslag, een digitaal keuzemenu (i.p.v. lineair lezen) of audio- en videofragmenten.jaarverslag-animatie
Enkele voorbeelden:

Ervaren jaarverslagmaker

Een jaarverslag gaat over het verleden. Door het maken ervan uit te besteden, heeft u de handen weer vrij voor het heden en de toekomst! Tientallen jaarverslagen (van eenvoudige tot compleet digitale versies) heb ik verzorgd voor allerlei organisaties in zorg en onderwijs. Ik ken de weg en de taal in die sectoren, dat werkt sneller. U kunt terecht voor:

  • concept: ontwikkeling van een aansprekend concept voor uw verslag, qua inhoud en vorm;
  • regie: alles in één hand, van ontwikkeling tot en met productie. Inclusief aansturing van betrouwbare leveranciers (tekst, vormgeving, online, druk) vanuit mijn netwerk, of van uw huidige leveranciers;
  • uitvoering: teksten (al dan niet samen met een of meer tekstschrijvers); ook vormgeving en productie (digitaal, drukwerk) via mijn netwerk.