De handige PowerPoint-tip die je nog niet kende

gereedschap

De meeste mensen die een PowerPoint-presentatie geven, kennen ‘m niet. Ook veel doorgewinterde presentatoren niet. Een superhandige standaard-optie in dit programma: de presentatorweergave.

Presentator

Bij de presentatorweergave zie jij op jouw laptop tijdens de presentatie méér dan de toeschouwers op het grote scherm. Bijvoorbeeld jouw aantekeningen, naast de getoonde dia. Zo staat dus jouw script duidelijk in beeld. En hoef je de papieren aantekeningen niet meer te zoeken of om te bladeren. Verder kun je de tijd in de gaten houden: de verstreken tijd en het actuele tijdstip. Dan hoef je niet steels op een klok of horloge te kijken.
Ook zie je een filmrol met de omliggende dia’s. Dan kun je in je verhaal makkelijker de overgang maken naar een volgende dia. Met de schuifbalk kun je snel naar een eerdere of latere dia overschakelen. Zonder dat je – voor de ogen van de toeschouwers – gehaast heen en weer moet klikken. Dat staat een stuk professioneler.

Presentatorweergave op laptop (Powerpoint 2010)

Nog een voordeel van de presentatorweergave: alle pop-up meldingen over updates, mailberichten (van je baas: “Succes met de presentatie, sleep de opdracht binnen!”) en screensaver die eventueel op jouw laptop verschijnen, blijven verborgen voor het publiek. Een ander handigheidje van deze tool is het live markeren van teksten; ook kun je deze markering weer weghalen. Daarmee maak je de presentatie interactiever.

Instellen

Het instellen van de presentatorweergave is vrij makkelijk. In het tabblad ‘diavoorstelling’ zet je de presentatorweergave aan. Altijd vooraf wel even checken of het werkt, door een tweede scherm (of beamer) op je laptop aan te sluiten en de presentatie te starten. Ook op locatie is een laatste check altijd wel slim.

Op locatie stel je het tweede scherm als volgt in. Maak altijd eerst de verbinding tussen beamer en laptop. Schakel vervolgens eerst de beamer in en dan de laptop. Op de laptop: in de laatste versies van Windows (7, 10) de Windows-knop + P indrukken. Dan verschijnt een keuze, waarbij je kiest voor ‘uitbreiden’. Kies niet voor ‘dupliceren’, want dan werkt de presentatorweergave niet.

Minder handig

Met de presentatorweergave kun je (zonder dat de toeschouwers dit zien) op jouw laptop tijdens de presentatie bestanden openen of dingen op internet opzoeken. Die ook op het grote scherm laten zien (zoals een webpagina of een filmpje) is dan wel weer lastiger met deze tool. Daarvoor moet je op een aantal knoppen drukken, waarna de presentatorweergave trouwens meestal weer is uitgeschakeld.
Dus heb je hyperlinks of filmpjes in jouw presentatie, dan is deze tool minder handig. Tenzij je een Powerpoint-prof bent natuurlijk…

Bekijk ook een filmpje of lees meer over de presentatorweergave.