Jaarverslag: plicht én profiel

2015 is begonnen en het is weer tijd voor het jaarverslag. Deze taak roept wisselende reacties op. Sommigen zien het als een onvermijdelijk ritueel of zelfs een plaag. Anderen grijpen de kans aan om hun organisatie te profileren.
De jaarlijkse terugblik ligt in een spanningsveld tussen rekenschap afleggen en een boodschap overbrengen. Wat u moet rapporteren, communiceert niet altijd lekker. En wat wel goed overkomt, is vaak niet verplicht.

Professionele aanpak

Aan de officiële jaarrapportage valt niet te ontkomen. Het is de formele verantwoording aan toezichthouders en/of financiers. Maar u heeft tevens te maken met andere stakeholders zoals klanten en medewerkers. Deze kunnen ook geïnteresseerd zijn in de resultaten van het voorgenomen beleid. Voor hen is een ‘populair’ verslag veel geschikter dan het verplichte document.
Dit stelt hoge eisen aan inhoud en vorm van de presentatie. Het officiële verslag samenvatten of verschillende bijdragen aan elkaar ‘plakken’ voldoet zeker niet; het vergt een doordachte opbouw en een professionele aanpak. Door een thematische opzet bijvoorbeeld ontstaat een integraal verhaal over uw organisatie; met een verhaalvorm wordt het verslag bovendien dynamischer. Of u biedt in krantvorm (of digitaal keuzemenu) ‘voor elk wat wils’. Vervolgens moet een vlot leesbare, ‘menselijke’ tekst zonder jargon uw lezers boeien én binden. Een aantrekkelijke, functionele vormgeving – al dan niet digitaal – tenslotte ondersteunt opzet en leesbaarheid.

Papier of digitaal?

Het jaarverslag op papier komt nog steeds veel voor. Want het is tastbaar, je kunt het doorbladeren en in de boekenkast zetten. Toch is het digitale verslag meer en meer in opkomst. Het biedt namelijk veel (interactieve) mogelijkheden, heeft een groot bereik en spaart drukkosten uit. De afweging hangt vooral af van uw doelgroep(en) en het budget.
Wat u in ieder geval kunt doen, is een pdf van het papieren verslag op uw website plaatsen. Maar daarmee maakt u nauwelijks gebruik van de digitale mogelijkheden. Met multimediale en interactieve elementen vergroot u de relevantie van de communicatie. Zoals een bladerversie, een aparte webpagina voor het verslag, een digitaal keuzemenu (i.p.v. lineair lezen) of audio- en videofragmenten.
Enkele voorbeelden:

• stel zelf uw verslag samen;
• een interactief verslag, met teksten en video’s;
• een animatie-video.

Ervaren jaarverslagmaker

Een jaarverslag gaat over het verleden. Door het maken ervan uit te besteden, heeft u de handen weer vrij voor het heden en de toekomst! Tientallen jaarverslagen (van eenvoudige tot compleet digitale versies) heb ik verzorgd voor allerlei organisaties in zorg en onderwijs. Ik ken de weg en de taal in die sectoren, dat werkt sneller. U kunt terecht voor:

• concept: ontwikkeling van een aansprekend concept voor uw verslag, qua inhoud en vorm;
• regie: alles in één hand, van ontwikkeling tot en met productie. Inclusief aansturing van betrouwbare leveranciers (tekst, vormgeving, online, druk) vanuit mijn netwerk, of van uw huidige leveranciers;
• uitvoering: teksten (al dan niet samen met een of meer tekstschrijvers); ook vormgeving en productie (digitaal, drukwerk) via mijn netwerk.