Berichten

Aan tafel met 5 communicatietips

tafelschikking

“Aan tafel!” Op zo’n kreet kom je natuurlijk meteen aangesneld. Zeker als je weet wat de pot schaft. Maar waar ga je zitten? De tafelschikking is vaak een vast gegeven. Of het nu thuis is of in een vergadering: dikwijls heeft iedereen zijn of haar vaste plek.

Toch loont het de moeite om hier iets aan te doen. De tafelschikking is namelijk ook non-verbale communicatie en een integraal onderdeel van een gesprek. Vraag dat maar aan ondervragers van politie of inlichtingendiensten. Er is weinig toevalligs aan hun manier waarop zij mensen neerzetten.
De positionering aan tafel helpt om aandacht en vertrouwen van gesprekspartners te krijgen. Of juist om hen uit hun comfortzone te halen. Vijf beproefde tips & tricks in de tafelschikking tijdens een vergadering, presentatie of (groeps)gesprek.

1. Kies positie

Waar je gaat zitten in een gesprek of vergadering, zegt veel over de positie die je inneemt binnen het gesprek en gezelschap. Door je plaats aan tafel strategisch te kiezen, kun je de interactie meer of minder beïnvloeden.

  • vergadersituatienaast elkaar: dan staan de neuzen letterlijk dezelfde kant op en kijk je vanuit hetzelfde perspectief de wereld in. Deze positie duidt dan ook op gelijkwaardigheid. Naast elkaar zitten is een fijne manier voor samenwerking en ook een goede positie om iets aan de ander uit te leggen of iets te demonstreren;
  • schuin naast elkaar: zo is er genoeg ruimte om jezelf uit te drukken. Aankijken en weer wegkijken is hierbij makkelijker dan wanneer je recht tegenover elkaar zit. Het is een zeer geschikte positie om een vriendelijk gesprek te hebben. Het schept goede mogelijkheid om veel gebaren te gebruiken en de gebaren van de ander te observeren. Maak bij deze situatie ook gebruik van het ‘rechterhand’-principe: de persoon die aan de rechterkant is, wordt onbewust meer vertrouwd. Wil je bij iemand vertrouwen wekken, zorg dan dat je rechts zit ten opzichte van hem of haar;
  • tegenover elkaar: zo is het lastig om oogcontact te vermijden. Dit kan als bedreigend worden opgevat. Het is niet de meest ideale positie om een band met iemand op te bouwen. De positie recht tegenover elkaar aan tafel kan een defensieve, concurrerende of rivaliserende sfeer scheppen en deze opstelling kan ertoe leiden dat beide partijen op hun stuk blijven staan;
  • met rug naar de deur: dit is de looser-positie, je hebt dan geen zicht op wat er achter je gebeurt. Je bent kwetsbaar voor ‘aanvallen’ van achteren; dit maakt nerveus en onzeker.
2. Gespreksleider

Ga links van de gespreksleider zitten als je de meeste kans op een succesvol gesprek wilt hebben. Uit onderzoek blijkt dat de meeste mensen vaker naar links kijken en een beter gevoel hebben bij wat ze daar zien. Zit je aan de rechterkant, dan krijg je waarschijnlijk minder aandacht.
Ben je zelf gespreksleider, ga dan aan het hoofd van de tafel zitten. Met het zicht op raam en deur kun je alles overzien en naar alle kanten goed communiceren.

3. Gebruik licht

Als je de aandacht wilt hebben, ga dan niet aan de raamkant van de tafel zitten. Want dan moeten anderen tegen het licht in kijken om jou goed te zien. Dat is lastig om lang de aandacht erbij te houden. Zeker als er buiten iets interessants gebeurt. Zorg dus dat het licht op jou valt, dan sta je letterlijk in the spotlights.
Wil je een keer wat minder aandacht, bijvoorbeeld omdat je weinig hebt met de gespreksonderwerpen of je je mail nog moet doornemen? Ga in dit geval juist wel aan de raamkant zitten, dan valt dat wat minder op…

4. Doorbreek routine

Als je vaker deelneemt aan dezelfde vergadergroep, zie je het gauw: de vastgeroeste patronen. Bijvoorbeeld wie waar zit, dat lijkt wel een heilig ritueel. Ga eens (of elke keer) expres op een andere plaats zitten. En geniet van het gezicht van degene wiens vaste plek jij inneemt (“Hé, daar zit ik!”). Meestal gaat diegene licht morrend op een andere plek zitten, heel soms word je van je stoel gelicht. Het brengt in ieder geval wat dynamiek in de groep, en vaak ook in het gesprek.

5. Tafel: grootte en vorm

ronde tafel King ArthurBij vergaderingen spelen de grootte en de vorm van de tafel een belangrijke rol. Zo zijn grote vergadertafels bedoeld om te imponeren. De afstand tussen de mensen is (te) groot en niet iedereen kan elkaar goed zien. Door deze afstand verlies je betrokkenheid en effectiviteit in de vergadering. Dit speelt ook bij een grote carré- of U-opstelling: deze heeft vaak meer zitplaatsen dan nodig. Dit is meestal makkelijk te verkleinen door wat tafels weg te halen.
Met vierkante en rechthoekige tafels creëer je verschillen in posities; onwillekeurig gedraagt men zich daar naar. Met een ronde tafel is dat een stuk minder, iedereen voelt zich min of meer gelijk en meer betrokken bij de vergadering. Een ronde tafel creëert teamspirit.
Wil je snel een paar krachtige besluiten doorspreken? Gebruik dan een sta-tafel. Zo’n tafel stimuleert korte, snelle vergaderingen. Dat kan natuurlijk ook zonder tafel, want tafels creëren altijd afstand. Ze blokkeren energie en dus ook flow. Wil je dat je gesprekspartner zich vrij voelt, gebruik dan geen tafel. Ideaal voor brainstormsessies of coachingsgesprekken.

Ook nog leuk om te weten

Staand vergaderen lijkt de eerste keer misschien wat raar, maar is echt efficiënter. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor staand telefoneren. Men wil niet al te lang staan en gebruikt de tijd dus voor de meest noodzakelijke zaken. Het bespaart zo’n 30% vergadertijd. Bovendien blijven deelnemers alerter en hebben zij meer ruimte om zich expressief uit te drukken.

Wil je als belangrijk gezien worden binnen een groep? Ga dan aan de rechterkant van de gespreksleider zitten. Wie daar zit, wekt de indruk de op een na ‘machtigste’ persoon aan tafel te zijn. Dit is ontstaan in de oudheid, toen de leider zich er bewust van werd dat de persoon links van hem niet zo makkelijk een messteek kon uitdelen met de linkerhand. De persoon rechts kon hem makkelijker aanvallen, dus aan hem werd onbewust meer macht toegekend.

In Japan zit de belangrijkste persoon meestal zo dicht mogelijk bij de deur: om te kunnen vluchten bij een aardbeving…

Wie kietelt de goudvis?

Wie kietelt de goudvis?

De kans dat je deze blog helemaal uitleest, is bijzonder klein. Want er zijn zoveel blogs en tweets die je kunt lezen, zoveel mailtjes en telefoontjes die je nog moet beantwoorden, zoveel appjes die om jouw aandacht bliepen.

Aandachtsspanne

Je aandacht erbij houden is soms best moeilijk. Dat is niet alleen een gevoel, maar ook gestaafd door onderzoek: ons concentratievermogen wordt alsmaar minder. Dat komt door alle moderne afleidingen, van smartphones tot tablets, van e-mail tot blogs en sociale media. En door de overvloed aan impulsen, informatie en nieuws dat gereduceerd is tot 140 tekens.
In 2000 bedroeg de aandachtsspanne van de gemiddelde mens twaalf seconden, nu is dat zo’n acht seconden. Een goudvis is minder snel verveeld, die houdt het negen seconden vol!
Voor een webpagina of een filmpje betekent dit bijvoorbeeld dat je maximaal acht seconden hebt om de aandacht op te eisen. Tijdens die eerste seconden moet je zoveel impact opwekken om de volgende seconden aandacht te verdienen. Ongeveer een kwart van alle webpagina’s wordt minder dan vier seconden bekeken. En maar 5% weet de aandacht meerdere minuten vast te houden.

Aandacht trekken

Hoe trek je nu de aandacht, ook van die goudvis? Eén van de beste manieren is beweging. Dat heeft met het perifere blikveld te maken. Met je centrale blikveld zie je scherp en duidelijk, maar slechts een klein deel van je omgeving. Blikveld in het verkeerAls je ergens naar kijkt, kun je vanuit je ooghoeken toch zien wat er opzij gebeurt. Dat neem je vaag en onscherp waar met je zijwaartse, perifere blikveld. Bewegingen merk je daarmee juist wel goed op: daar is het evolutionair ook voor bedoeld, vanwege dat naderende roofdier. Zo gauw opzij iets beweegt, geeft het perifere blikveld een signaal naar het onderbewuste; dat geeft op zijn beurt een signaal naar het centrale zien. Razendsnel keer je je ogen in de richting van het onbekende en ga je het bewust observeren.

Ogen kietelen

Bewegend beeld trekt dus de aandacht. Het zorgt voor prikkeling van de ogen, ‘Augenkitzel’ volgens de Duitse wetenschapper Bernward Wember. Die toonde in de jaren zeventig aan dat, zodra de ogen niet meer worden geprikkeld, onze aandacht verslapt en we als kijker geleidelijk aan afhaken. In die tijd was tv – door de bril van nu – behoorlijk saai te noemen: lange shots met veel talking heads en weinig actie. Sindsdien lijkt beweging op tv alleen maar toegenomen, door veel beeldwisselingen met korte beeldfragmenten, camerabewegingen en allerlei andere effecten.

Met de komst van media als YouTube is de blootstelling aan filmmateriaal alleen maar groter geworden. De flinke Augenkitzel daarin is ook een belangrijke oorzaak van de afname van ons concentratievermogen. Je zou het kijken naar een beeld kunnen beschouwen als een taak: bij het vervullen hiervan maakt ons beloningscentrum het ‘geluksstofje’ dopamine aan. Bij veel beeldwisselingen en bewegingseffecten is dus sprake van veel taken en wordt het brein voortdurend beloond; dit werkt verslavend. Een langere taak met een klein beetje dopamine geeft dan niet genoeg beloning meer. Zo worden korte taken in ons brein ingeprogrammeerd.

Sociale media

Je kunnen concentreren op lange, moeilijke taken is nu juist een eigenschap die steeds waardevoller wordt naarmate de wereld om ons heen ingewikkelder wordt. Ook sociale media breken deze vaardigheid af, omdat ze zijn ontworpen om verslavend te zijn. Hoe vaker je sociale media gebruikt op de manier waarop ze zijn bedoeld – constant en gedurende de hele dag – hoe meer je brein zal smachten naar een nieuw shot als je je ook maar heel even verveelt. Een soort Pavlov-reactie op het minste teken van verveling. Het zoeken naar en het vinden van nieuwe informatie leiden ook tot afgifte van dopamine. Het wordt dan steeds lastiger om onafgebroken aandacht te geven aan een moeilijke taak; je brein tolereert zo’n lange periode zonder afleiding gewoon niet meer.

Geconcentreerd blijven

Hoe zorg je nu dat je het koppie er toch bij houdt? Hier zijn enkele tips:

  1. Teken doodles
    Als je je verveelt tijdens gesprekken of vergaderingen, ga dan een beetje tekenen. Als je nutteloze tekeningetjes maakt, ben je 30 procent meer geconcentreerd. Het is een simpele activiteit die andere afleidende gedachtes blokkeert en zorgt dat je beter luistert.
  2. Lees sneller
    Het is een misverstand dat je door langzaam te lezen, de tekst beter opneemt. Als je langzaam leest, raak je sneller afgeleid. Als je juist sneller leest, heb je minder tijd om over andere dingen te denken. Maar let op: als je veel te snel leest, mis je informatie.
  3. Vergeet multi-tasken
    Als je meerdere dingen tegelijk probeert te doen, wil dat niet zeggen dat je hersenen actiever zijn. Je hersenen zijn dan verdeeld over de taken die je uitvoert. Hierdoor heb je minder hersenactiviteit over voor elke taak, waardoor je sneller afgeleid bent en meer fouten maakt. Het helpt dus om je telefoon gewoon uit te zetten.
  4. Lees met een pen
    Dit is een effectieve techniek om zowel geconcentreerder als sneller te lezen. Als je tijdens het lezen onder de regels een pen meebeweegt, ben je gefocust op dat gedeelte van de tekst en ben je minder snel afgeleid. Dat is in het begin misschien irritant, maar na een uurtje kan het je leestempo zelfs verdubbelen.
  5. Ruim je werkplek op
    Alles wat op je bureau ligt, nemen je hersenen bewust en onbewust waar. Hoe meer er ligt, hoe meer er gescand wordt en hoe eerder je afgeleid raakt. Met een leeg bureau kun je 12 procent meer geconcentreerd zijn. Uitzonderlijk creatieve mensen zijn trouwens wel gebaat bij een rommelig bureau en werken dan beter.
  6. Lees in blokken
    Als je langer dan 60 minuten onafgebroken leest, daalt je tekstbegrip met maar liefst 37 procent. Daarom kun je na een uur lezen beter een korte pauze houden van 10 minuten.
Welkome verandering?

Dat het concentratievermogen van de mens op de helling gaat, is moeilijk goed nieuws te noemen. Wetenschappers waarschuwen dat het vele internetten en smartphone-gebruik wel degelijk structurele invloed heeft op ons brein. En dat het brein definitief verandert door het continu op zoek zijn naar nieuwe informatie. Door korte teksten te lezen die zijn doorspekt met hyperlinks die de lezer direct in een nieuwe tekst doen belanden. Maar er zijn ook wetenschappers die geruststellend zeggen dat we in dit informatietijdperk beter kunnen multi-tasken met informatie. En dat we – als het er op aan komt – ons echt wel op een moeilijke taak kunnen concentreren.8 seconden

Willen we het weer gaan winnen van de goudvis, dan moeten we die flink gaan kietelen. Bijvoorbeeld met YouTube in de vissenkom. En gaat onze aandachtsspanne nog verder omlaag? Dan verliezen we het uiteindelijk ook van de vlieg!