Vraag je je wel eens af hoe je mensen het beste tegen jouw organisatie in het harnas kunt jagen? Waarschijnlijk niet. Je kijkt wel uit om je reputatie op het spel te zetten! Toch zijn nogal wat organisaties hier volop mee bezig. De manier waarop zij met sollicitanten omgaan, is namelijk op z’n zachtst gezegd slordig. En dat levert een heel leger aan boze sollicitanten en verwante geesten op. In veel gevallen zit het ‘m in de procedure en de manier van communiceren. Werk aan de winkel voor de communicatieprofessional, in samenwerking met HR.

Top 5 ergernissen

Twee derde van de sollicitanten praat na afloop van de sollicitatieprocedure negatief over de organisatie waar ze eerst graag wilden werken. De sollicitatie-ervaring krijgt over het algemeen een onvoldoende. Waar sollicitanten zich vooral aan ergeren:

1. ze krijgen geen reactie op hun sollicitatie;
2. de functie-inhoud is onduidelijk of blijkt anders dan eerder voorgespiegeld;
3. het gesprek is slecht voorbereid, men heeft CV en brief niet echt gelezen;
4. de afwijzing wordt niet of onvoldoende toegelicht, vaak met inhoudsloze standaardzinnen als “De keuze is op een andere kandidaat gevallen” of “Anderen voldoen beter aan het profiel”;
5. ludieke vragen zoals “Welk dier zou je het liefste zijn?”

Dit rijtje is gemakkelijk uit te breiden met allerlei slordigheden die ook kwaad bloed zetten. Bijvoorbeeld een advertentie offline halen vóór de deadline of de afspraak om te bellen niet (tijdig) nakomen. Of regelrechte blunders zoals een afwijzing in één mail naar alle sollicitanten sturen, met de mailadressen bij elkaar in de adresbalk.

Slecht voor de reputatie

Organisaties die op zoek zijn naar nieuwe medewerkers, stoppen meestal veel energie in de werving met advertenties, sociale media en dergelijke. Maar te weinig in een fatsoenlijke en efficiënte sollicitatieprocedure. Nu de economie aantrekt, worden werkzoekenden weer wat schaarser. Des te belangrijker dus om goed met sollicitanten om te gaan.

De manier waarop een kandidaat wordt afgewezen, bepaalt sterk hoe hij of zij na afloop over de hele procedure en de werkgever in kwestie denkt. Dat beïnvloedt de reputatie op de arbeidsmarkt. En die is belangrijk om talent en de juiste mensen aan te trekken.
Maar het gaat om méér. Een reputatie bestaat uit een aantal nauw samenhangende onderdelen, waaronder de arbeidsmarkt. Als de reputatie op één van die onderdelen wordt beschadigd, heeft dat invloed op de andere onderdelen en dus op de totale reputatie van de organisatie. Daarom moet een organisatie voortdurend de beeldvorming op alle onderdelen blijven bewaken en beïnvloeden.

Een heel leger: reken maar uit!

Het lijkt allemaal wel mee te vallen: een groepje sollicitanten met een negatieve ervaring, so what? Maar de impact is heel wat groter. Een rekenvoorbeeld met fictieve cijfers.

In het algemeen deel je een positieve ervaring met een bedrijf met 1 persoon, een negatieve met 3 personen. Bij een sollicitatie kun je dit aantal gerust met zo’n 3 vermenigvuldigen. De halve vriendenkring vraagt immers hoe het afgelopen is met de sollicitatie. En daar komt dan nog internet bij, waarop steeds vaker het ongenoegen terecht komt. Dat zorgt nog eens voor een factor van pakweg 5.
Laten we zeggen dat een vacature 50 reacties oplevert. Van die 50 worden 49 afgewezen. Twee derde hiervan praat na afloop negatief over de organisatie. Zo heb je in één klap 49 x 2/3 x 3 x 3 x 5 = een leger van ruim 1.400 mensen die jouw organisatie negatief beoordelen. Daarmee heb je 1.400 potentiële kandidaten minder voor een andere functie, en ben je misschien ook wel 1.400 mogelijke klanten kwijt…

Onderscheiden met een positieve ervaring

Het is onbegrijpelijk dat organisaties slordig omgaan met dit aspect van hun reputatie. Terwijl er vaak wel bakken met geld uitgaan voor reclame en/of pr. Maar hier ligt meteen ook een kans: je kunt je hierin onderscheiden! Elke keer dat je het solliciteren – ondanks de afwijzing – tot een positieve ervaring maakt, val je op en win je medestanders en ambassadeurs.

Zo’n positieve sollicitatie-ervaring is te bereiken door in het hele proces en de communicatie uit te gaan van het perspectief van de sollicitant. Alsof het je eigen sollicitatie is. Met een soort customer journey weet je wanneer en hoe je het beste kunt inspelen op de kandidaten en hun emoties. De voorbeelden liggen nogal voor de hand, maar toch:

• • een heldere en concrete functieomschrijving, die ook is gecheckt bij de betrokkenen;
  • voortdurend duidelijke en tijdige informatie over de voortgang van de procedure;
  • een gemotiveerde afwijzing naar degenen die niet worden uitgenodigd voor een gesprek (voorbeeld van een goede afwijsmail);
  • een goed voorbereid gesprek, met relevante deelnemers en vragen;
  • een gemotiveerde telefonische afwijzing na het gesprek, gevoerd als een slecht nieuws gesprek.

Goed afwijzen hoort erbij, maar is een vak apart. Dat zouden eigenlijk alleen communicatief bedreven (HR) managers mogen doen. Zodat zelfs afgewezen kandidaten uiteindelijk een positief oordeel over jouw organisatie hebben. Missie geslaagd: reputatie beschermd!