Berichten

Aan tafel met 5 communicatietips

tafelschikking

“Aan tafel!” Op zo’n kreet kom je natuurlijk meteen aangesneld. Zeker als je weet wat de pot schaft. Maar waar ga je zitten? De tafelschikking is vaak een vast gegeven. Of het nu thuis is of in een vergadering: dikwijls heeft iedereen zijn of haar vaste plek.

Toch loont het de moeite om hier iets aan te doen. De tafelschikking is namelijk ook non-verbale communicatie en een integraal onderdeel van een gesprek. Vraag dat maar aan ondervragers van politie of inlichtingendiensten. Er is weinig toevalligs aan hun manier waarop zij mensen neerzetten.
De positionering aan tafel helpt om aandacht en vertrouwen van gesprekspartners te krijgen. Of juist om hen uit hun comfortzone te halen. Vijf beproefde tips & tricks in de tafelschikking tijdens een vergadering, presentatie of (groeps)gesprek.

1. Kies positie

Waar je gaat zitten in een gesprek of vergadering, zegt veel over de positie die je inneemt binnen het gesprek en gezelschap. Door je plaats aan tafel strategisch te kiezen, kun je de interactie meer of minder beïnvloeden.

  • vergadersituatienaast elkaar: dan staan de neuzen letterlijk dezelfde kant op en kijk je vanuit hetzelfde perspectief de wereld in. Deze positie duidt dan ook op gelijkwaardigheid. Naast elkaar zitten is een fijne manier voor samenwerking en ook een goede positie om iets aan de ander uit te leggen of iets te demonstreren;
  • schuin naast elkaar: zo is er genoeg ruimte om jezelf uit te drukken. Aankijken en weer wegkijken is hierbij makkelijker dan wanneer je recht tegenover elkaar zit. Het is een zeer geschikte positie om een vriendelijk gesprek te hebben. Het schept goede mogelijkheid om veel gebaren te gebruiken en de gebaren van de ander te observeren. Maak bij deze situatie ook gebruik van het ‘rechterhand’-principe: de persoon die aan de rechterkant is, wordt onbewust meer vertrouwd. Wil je bij iemand vertrouwen wekken, zorg dan dat je rechts zit ten opzichte van hem of haar;
  • tegenover elkaar: zo is het lastig om oogcontact te vermijden. Dit kan als bedreigend worden opgevat. Het is niet de meest ideale positie om een band met iemand op te bouwen. De positie recht tegenover elkaar aan tafel kan een defensieve, concurrerende of rivaliserende sfeer scheppen en deze opstelling kan ertoe leiden dat beide partijen op hun stuk blijven staan;
  • met rug naar de deur: dit is de looser-positie, je hebt dan geen zicht op wat er achter je gebeurt. Je bent kwetsbaar voor ‘aanvallen’ van achteren; dit maakt nerveus en onzeker.
2. Gespreksleider

Ga links van de gespreksleider zitten als je de meeste kans op een succesvol gesprek wilt hebben. Uit onderzoek blijkt dat de meeste mensen vaker naar links kijken en een beter gevoel hebben bij wat ze daar zien. Zit je aan de rechterkant, dan krijg je waarschijnlijk minder aandacht.
Ben je zelf gespreksleider, ga dan aan het hoofd van de tafel zitten. Met het zicht op raam en deur kun je alles overzien en naar alle kanten goed communiceren.

3. Gebruik licht

Als je de aandacht wilt hebben, ga dan niet aan de raamkant van de tafel zitten. Want dan moeten anderen tegen het licht in kijken om jou goed te zien. Dat is lastig om lang de aandacht erbij te houden. Zeker als er buiten iets interessants gebeurt. Zorg dus dat het licht op jou valt, dan sta je letterlijk in the spotlights.
Wil je een keer wat minder aandacht, bijvoorbeeld omdat je weinig hebt met de gespreksonderwerpen of je je mail nog moet doornemen? Ga in dit geval juist wel aan de raamkant zitten, dan valt dat wat minder op…

4. Doorbreek routine

Als je vaker deelneemt aan dezelfde vergadergroep, zie je het gauw: de vastgeroeste patronen. Bijvoorbeeld wie waar zit, dat lijkt wel een heilig ritueel. Ga eens (of elke keer) expres op een andere plaats zitten. En geniet van het gezicht van degene wiens vaste plek jij inneemt (“Hé, daar zit ik!”). Meestal gaat diegene licht morrend op een andere plek zitten, heel soms word je van je stoel gelicht. Het brengt in ieder geval wat dynamiek in de groep, en vaak ook in het gesprek.

5. Tafel: grootte en vorm

ronde tafel King ArthurBij vergaderingen spelen de grootte en de vorm van de tafel een belangrijke rol. Zo zijn grote vergadertafels bedoeld om te imponeren. De afstand tussen de mensen is (te) groot en niet iedereen kan elkaar goed zien. Door deze afstand verlies je betrokkenheid en effectiviteit in de vergadering. Dit speelt ook bij een grote carré- of U-opstelling: deze heeft vaak meer zitplaatsen dan nodig. Dit is meestal makkelijk te verkleinen door wat tafels weg te halen.
Met vierkante en rechthoekige tafels creëer je verschillen in posities; onwillekeurig gedraagt men zich daar naar. Met een ronde tafel is dat een stuk minder, iedereen voelt zich min of meer gelijk en meer betrokken bij de vergadering. Een ronde tafel creëert teamspirit.
Wil je snel een paar krachtige besluiten doorspreken? Gebruik dan een sta-tafel. Zo’n tafel stimuleert korte, snelle vergaderingen. Dat kan natuurlijk ook zonder tafel, want tafels creëren altijd afstand. Ze blokkeren energie en dus ook flow. Wil je dat je gesprekspartner zich vrij voelt, gebruik dan geen tafel. Ideaal voor brainstormsessies of coachingsgesprekken.

Ook nog leuk om te weten

Staand vergaderen lijkt de eerste keer misschien wat raar, maar is echt efficiënter. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor staand telefoneren. Men wil niet al te lang staan en gebruikt de tijd dus voor de meest noodzakelijke zaken. Het bespaart zo’n 30% vergadertijd. Bovendien blijven deelnemers alerter en hebben zij meer ruimte om zich expressief uit te drukken.

Wil je als belangrijk gezien worden binnen een groep? Ga dan aan de rechterkant van de gespreksleider zitten. Wie daar zit, wekt de indruk de op een na ‘machtigste’ persoon aan tafel te zijn. Dit is ontstaan in de oudheid, toen de leider zich er bewust van werd dat de persoon links van hem niet zo makkelijk een messteek kon uitdelen met de linkerhand. De persoon rechts kon hem makkelijker aanvallen, dus aan hem werd onbewust meer macht toegekend.

In Japan zit de belangrijkste persoon meestal zo dicht mogelijk bij de deur: om te kunnen vluchten bij een aardbeving…