Berichten

De handige PowerPoint-tip die je nog niet kende

gereedschap

De meeste mensen die een PowerPoint-presentatie geven, kennen ‘m niet. Ook veel doorgewinterde presentatoren niet. Een superhandige standaard-optie in dit programma: de presentatorweergave.

Presentator

Bij de presentatorweergave zie jij op jouw laptop tijdens de presentatie méér dan de toeschouwers op het grote scherm. Bijvoorbeeld jouw aantekeningen, naast de getoonde dia. Zo staat dus jouw script duidelijk in beeld. En hoef je de papieren aantekeningen niet meer te zoeken of om te bladeren. Verder kun je de tijd in de gaten houden: de verstreken tijd en het actuele tijdstip. Dan hoef je niet steels op een klok of horloge te kijken.
Ook zie je een filmrol met de omliggende dia’s. Dan kun je in je verhaal makkelijker de overgang maken naar een volgende dia. Met de schuifbalk kun je snel naar een eerdere of latere dia overschakelen. Zonder dat je – voor de ogen van de toeschouwers – gehaast heen en weer moet klikken. Dat staat een stuk professioneler.

Presentatorweergave op laptop (Powerpoint 2010)

Nog een voordeel van de presentatorweergave: alle pop-up meldingen over updates, mailberichten (van je baas: “Succes met de presentatie, sleep de opdracht binnen!”) en screensaver die eventueel op jouw laptop verschijnen, blijven verborgen voor het publiek. Een ander handigheidje van deze tool is het live markeren van teksten; ook kun je deze markering weer weghalen. Daarmee maak je de presentatie interactiever.

Instellen

Het instellen van de presentatorweergave is vrij makkelijk. In het tabblad ‘diavoorstelling’ zet je de presentatorweergave aan. Altijd vooraf wel even checken of het werkt, door een tweede scherm (of beamer) op je laptop aan te sluiten en de presentatie te starten. Ook op locatie is een laatste check altijd wel slim.

Op locatie stel je het tweede scherm als volgt in. Maak altijd eerst de verbinding tussen beamer en laptop. Schakel vervolgens eerst de beamer in en dan de laptop. Op de laptop: in de laatste versies van Windows (7, 10) de Windows-knop + P indrukken. Dan verschijnt een keuze, waarbij je kiest voor ‘uitbreiden’. Kies niet voor ‘dupliceren’, want dan werkt de presentatorweergave niet.

Minder handig

Met de presentatorweergave kun je (zonder dat de toeschouwers dit zien) op jouw laptop tijdens de presentatie bestanden openen of dingen op internet opzoeken. Die ook op het grote scherm laten zien (zoals een webpagina of een filmpje) is dan wel weer lastiger met deze tool. Daarvoor moet je op een aantal knoppen drukken, waarna de presentatorweergave trouwens meestal weer is uitgeschakeld.
Dus heb je hyperlinks of filmpjes in jouw presentatie, dan is deze tool minder handig. Tenzij je een Powerpoint-prof bent natuurlijk…

Bekijk ook een filmpje of lees meer over de presentatorweergave.

Aan tafel met 5 communicatietips

tafelschikking

“Aan tafel!” Op zo’n kreet kom je natuurlijk meteen aangesneld. Zeker als je weet wat de pot schaft. Maar waar ga je zitten? De tafelschikking is vaak een vast gegeven. Of het nu thuis is of in een vergadering: dikwijls heeft iedereen zijn of haar vaste plek.

Toch loont het de moeite om hier iets aan te doen. De tafelschikking is namelijk ook non-verbale communicatie en een integraal onderdeel van een gesprek. Vraag dat maar aan ondervragers van politie of inlichtingendiensten. Er is weinig toevalligs aan hun manier waarop zij mensen neerzetten.
De positionering aan tafel helpt om aandacht en vertrouwen van gesprekspartners te krijgen. Of juist om hen uit hun comfortzone te halen. Vijf beproefde tips & tricks in de tafelschikking tijdens een vergadering, presentatie of (groeps)gesprek.

1. Kies positie

Waar je gaat zitten in een gesprek of vergadering, zegt veel over de positie die je inneemt binnen het gesprek en gezelschap. Door je plaats aan tafel strategisch te kiezen, kun je de interactie meer of minder beïnvloeden.

  • vergadersituatienaast elkaar: dan staan de neuzen letterlijk dezelfde kant op en kijk je vanuit hetzelfde perspectief de wereld in. Deze positie duidt dan ook op gelijkwaardigheid. Naast elkaar zitten is een fijne manier voor samenwerking en ook een goede positie om iets aan de ander uit te leggen of iets te demonstreren;
  • schuin naast elkaar: zo is er genoeg ruimte om jezelf uit te drukken. Aankijken en weer wegkijken is hierbij makkelijker dan wanneer je recht tegenover elkaar zit. Het is een zeer geschikte positie om een vriendelijk gesprek te hebben. Het schept goede mogelijkheid om veel gebaren te gebruiken en de gebaren van de ander te observeren. Maak bij deze situatie ook gebruik van het ‘rechterhand’-principe: de persoon die aan de rechterkant is, wordt onbewust meer vertrouwd. Wil je bij iemand vertrouwen wekken, zorg dan dat je rechts zit ten opzichte van hem of haar;
  • tegenover elkaar: zo is het lastig om oogcontact te vermijden. Dit kan als bedreigend worden opgevat. Het is niet de meest ideale positie om een band met iemand op te bouwen. De positie recht tegenover elkaar aan tafel kan een defensieve, concurrerende of rivaliserende sfeer scheppen en deze opstelling kan ertoe leiden dat beide partijen op hun stuk blijven staan;
  • met rug naar de deur: dit is de looser-positie, je hebt dan geen zicht op wat er achter je gebeurt. Je bent kwetsbaar voor ‘aanvallen’ van achteren; dit maakt nerveus en onzeker.
2. Gespreksleider

Ga links van de gespreksleider zitten als je de meeste kans op een succesvol gesprek wilt hebben. Uit onderzoek blijkt dat de meeste mensen vaker naar links kijken en een beter gevoel hebben bij wat ze daar zien. Zit je aan de rechterkant, dan krijg je waarschijnlijk minder aandacht.
Ben je zelf gespreksleider, ga dan aan het hoofd van de tafel zitten. Met het zicht op raam en deur kun je alles overzien en naar alle kanten goed communiceren.

3. Gebruik licht

Als je de aandacht wilt hebben, ga dan niet aan de raamkant van de tafel zitten. Want dan moeten anderen tegen het licht in kijken om jou goed te zien. Dat is lastig om lang de aandacht erbij te houden. Zeker als er buiten iets interessants gebeurt. Zorg dus dat het licht op jou valt, dan sta je letterlijk in the spotlights.
Wil je een keer wat minder aandacht, bijvoorbeeld omdat je weinig hebt met de gespreksonderwerpen of je je mail nog moet doornemen? Ga in dit geval juist wel aan de raamkant zitten, dan valt dat wat minder op…

4. Doorbreek routine

Als je vaker deelneemt aan dezelfde vergadergroep, zie je het gauw: de vastgeroeste patronen. Bijvoorbeeld wie waar zit, dat lijkt wel een heilig ritueel. Ga eens (of elke keer) expres op een andere plaats zitten. En geniet van het gezicht van degene wiens vaste plek jij inneemt (“Hé, daar zit ik!”). Meestal gaat diegene licht morrend op een andere plek zitten, heel soms word je van je stoel gelicht. Het brengt in ieder geval wat dynamiek in de groep, en vaak ook in het gesprek.

5. Tafel: grootte en vorm

ronde tafel King ArthurBij vergaderingen spelen de grootte en de vorm van de tafel een belangrijke rol. Zo zijn grote vergadertafels bedoeld om te imponeren. De afstand tussen de mensen is (te) groot en niet iedereen kan elkaar goed zien. Door deze afstand verlies je betrokkenheid en effectiviteit in de vergadering. Dit speelt ook bij een grote carré- of U-opstelling: deze heeft vaak meer zitplaatsen dan nodig. Dit is meestal makkelijk te verkleinen door wat tafels weg te halen.
Met vierkante en rechthoekige tafels creëer je verschillen in posities; onwillekeurig gedraagt men zich daar naar. Met een ronde tafel is dat een stuk minder, iedereen voelt zich min of meer gelijk en meer betrokken bij de vergadering. Een ronde tafel creëert teamspirit.
Wil je snel een paar krachtige besluiten doorspreken? Gebruik dan een sta-tafel. Zo’n tafel stimuleert korte, snelle vergaderingen. Dat kan natuurlijk ook zonder tafel, want tafels creëren altijd afstand. Ze blokkeren energie en dus ook flow. Wil je dat je gesprekspartner zich vrij voelt, gebruik dan geen tafel. Ideaal voor brainstormsessies of coachingsgesprekken.

Ook nog leuk om te weten

Staand vergaderen lijkt de eerste keer misschien wat raar, maar is echt efficiënter. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor staand telefoneren. Men wil niet al te lang staan en gebruikt de tijd dus voor de meest noodzakelijke zaken. Het bespaart zo’n 30% vergadertijd. Bovendien blijven deelnemers alerter en hebben zij meer ruimte om zich expressief uit te drukken.

Wil je als belangrijk gezien worden binnen een groep? Ga dan aan de rechterkant van de gespreksleider zitten. Wie daar zit, wekt de indruk de op een na ‘machtigste’ persoon aan tafel te zijn. Dit is ontstaan in de oudheid, toen de leider zich er bewust van werd dat de persoon links van hem niet zo makkelijk een messteek kon uitdelen met de linkerhand. De persoon rechts kon hem makkelijker aanvallen, dus aan hem werd onbewust meer macht toegekend.

In Japan zit de belangrijkste persoon meestal zo dicht mogelijk bij de deur: om te kunnen vluchten bij een aardbeving…

4 handige feiten over kleuren

zakken met kleuren

De kleuren die je kiest in je communicatie (huisstijl, materialen, website) zijn van groot belang voor de waardering bij de ontvanger. Dat weet een grafisch vormgever die deze presentatie ontwerpt, natuurlijk ook. Toch is het handig om te weten hoe dat werkt met kleuren.

Onbewuste keuzes

Kleuren beschikken over sterke waarschuwingsfuncties: een groene banaan is nog niet rijp, een knalgele kikker is giftig en een rood knipperlicht betekent gevaar. De oorsprong ligt in de biologie. Van oudsher helpen kleuren mens en dier om de juiste keuzes te maken en zo te overleven. Deze functies liggen zo diep verankerd in ons systeem dat we onbewust een groot deel van onze keuzes laten afhangen van de kleur die we waarnemen.
Dat biedt mogelijkheden om te beïnvloeden. Zo wordt in de reclame veel kleur gebruikt zodat een product meer opvalt en sneller blijft hangen bij de kijker. Bijvoorbeeld het rood van Coca Cola, het groen van Heineken of de gele M van McDonalds. In de reclamewereld wordt veel geld gestopt in het uitzoeken van de juiste kleur. Het speelt niet alleen een belangrijke rol in het er mooi uit laten zien van een reclame-uiting, maar ook in het ondersteunen van het verkopen van het product dat door kleur dus meer kan opvallen. Marketingpsychologen beweren dat binnen 90 seconden een blijvende indruk ontstaat en dat kleur hierbij voor 60% meespeelt.

Associaties oproepen

Elke kleur roept (onbewust) een bepaalde waarde/emotie op. Rood staat voor actie, blauw komt rustig over en groen heeft iets met gezondheid. In de onderstaande tabel zijn de meest voorkomende associaties te zien.

kleurentabel

Verschil tussen seksen

kleuren man-vrouwGeloof het of niet, er bestaan grote verschillen in kleurvoorkeur tussen mannen en vrouwen. Mannen geven doorgaans de voorkeur aan fellere kleuren, grijswaarden en schaduwkleuren: dit zijn kleuren gemengd met zwart. Daarentegen kiezen vrouwen meer voor zachtere kleuren en tinten (kleuren gemengd met wit). Blauw is voor beide seksen de favoriete kleur. Bij vrouwen staat paars op de tweede plaats; de meeste mannen hebben daar juist helemaal niets mee.
Vrouwen zijn meestal wat specifieker in hun benaming van een kleur. Wat een man gewoon ‘blauw’ noemt, kan voor een vrouw variëren van turquoise, hemelsblauw tot kobaltblauw of indigo.
Als je doelgroep vooral uit mannen bestaat, is paars dus geen slimme keuze in je communicatie. Blauw of groen is in ieder geval veilig als je bij beide seksen in de smaak wilt vallen.

Drukkleur of schermkleur

Een kleur op papier is niet hetzelfde als een kleur op een beeldscherm. Dat heeft te maken met de manier waarop de kleur wordt samengesteld: door inkt of door licht. Het is daarom meestal niet mogelijk om huisstijldrukwerk er precies hetzelfde te laten uitzien als bijvoorbeeld een website. Bovendien verschillen beeldschermen onderling ook weer iets in hun kleurweergave.

Inktkleuren zijn bijvoorbeeld CMYK-kleuren: cyaan (blauw), magenta (rood), yellow (geel) en key (zwart). Deze kleuren vormen samen de kleur zwart als ze worden samengevoegd. Ze worden veel gebruikt in printers en voor (full colour) drukwerk.
Drukwerk met één of twee drukkleuren wordt meestal in PMS-kleuren gemaakt. Dit is een wereldwijde standaard, zodat iedereen altijd de juiste kleur gebruikt.

Schermkleuren zijn meestal gedefinieerd in RGB-kleuren: rode, groene en blauwe pixels. Als ze worden samengevoegd, vormen ze wit. Doordat de RGB-kleuren ontstaan vanuit licht, kunnen ze heel fel zijn. In html heten deze schermkleuren ook wel hexadecimale kleuren, aangeduid met zogeheten hex-codes. Ze bevatten alle 256 kleuren die een browser kan laten zien.

RGB CMYKElke kleur heeft zijn unieke definitie in getallen en codes. Daarmee kunnen kleuren van drukwerk (CMYK of PMS) toch zo veel mogelijk lijken op die van beeldschermen (RGB, hex).
Bijvoorbeeld: een van mijn huisstijlkleuren is oranje (iets specifieker voor de dames: levend oranje). In deze blogpost zie je deze kleur terugkomen in bijvoorbeeld kopjes en hyperlinks. Uiteraard komt de kleur ook voor op mijn huisstijl-drukwerk. De verschillende kleurcodes zijn:
CMYK = C0 M68 Y100 K0
PMS = 1665
RGB = R233  G118  B22
Hex-code = #E97616

Jaarverslag: plicht én profiel

jaarverslag 2014

2015 is begonnen en het is weer tijd voor het jaarverslag. Deze taak roept wisselende reacties op. Sommigen zien het als een onvermijdelijk ritueel of zelfs een plaag. Anderen grijpen de kans aan om hun organisatie te profileren.
De jaarlijkse terugblik ligt in een spanningsveld tussen rekenschap afleggen en een boodschap overbrengen. Wat u moet rapporteren, communiceert niet altijd lekker. En wat wel goed overkomt, is vaak niet verplicht.

Professionele aanpak

Aan de officiële jaarrapportage valt niet te ontkomen. Het is de formele verantwoording aan toezichthouders en/of financiers. Maar u heeft tevens te maken met andere stakeholders zoals klanten en medewerkers. Deze kunnen ook geïnteresseerd zijn in de resultaten van het voorgenomen beleid. Voor hen is een ‘populair’ verslag veel geschikter dan het verplichte document.
Dit stelt hoge eisen aan inhoud en vorm van de presentatie. Het officiële verslag samenvatten of verschillende bijdragen aan elkaar ‘plakken’ voldoet zeker niet; het vergt een doordachte opbouw en een professionele aanpak. Door een thematische opzet bijvoorbeeld ontstaat een integraal verhaal over uw organisatie; met een verhaalvorm wordt het verslag bovendien dynamischer. Of u biedt in krantvorm (of digitaal keuzemenu) ‘voor elk wat wils’. Vervolgens moet een vlot leesbare, ‘menselijke’ tekst zonder jargon uw lezers boeien én binden. Een aantrekkelijke, functionele vormgeving – al dan niet digitaal – tenslotte ondersteunt opzet en leesbaarheid.

Papier of digitaal?

Het jaarverslag op papier komt nog steeds veel voor. Want het is tastbaar, je kunt het doorbladeren en in de boekenkast zetten. Toch is het digitale verslag meer en meer in opkomst. Het biedt namelijk veel (interactieve) mogelijkheden, heeft een groot bereik en spaart drukkosten uit. De afweging hangt vooral af van uw doelgroep(en) en het budget.
Wat u in ieder geval kunt doen, is een pdf van het papieren verslag op uw website plaatsen. Maar daarmee maakt u nauwelijks gebruik van de digitale mogelijkheden. Met multimediale en interactieve elementen vergroot u de relevantie van de communicatie. Zoals een bladerversie, een aparte webpagina voor het verslag, een digitaal keuzemenu (i.p.v. lineair lezen) of audio- en videofragmenten.jaarverslag-animatie
Enkele voorbeelden:

Ervaren jaarverslagmaker

Een jaarverslag gaat over het verleden. Door het maken ervan uit te besteden, heeft u de handen weer vrij voor het heden en de toekomst! Tientallen jaarverslagen (van eenvoudige tot compleet digitale versies) heb ik verzorgd voor allerlei organisaties in zorg en onderwijs. Ik ken de weg en de taal in die sectoren, dat werkt sneller. U kunt terecht voor:

  • concept: ontwikkeling van een aansprekend concept voor uw verslag, qua inhoud en vorm;
  • regie: alles in één hand, van ontwikkeling tot en met productie. Inclusief aansturing van betrouwbare leveranciers (tekst, vormgeving, online, druk) vanuit mijn netwerk, of van uw huidige leveranciers;
  • uitvoering: teksten (al dan niet samen met een of meer tekstschrijvers); ook vormgeving en productie (digitaal, drukwerk) via mijn netwerk.

Slimmerikken klimmen in de pen

Ik kan het zelf niet en kijk met bewondering naar degenen die het wel kunnen: typen met méér dan twee vingers. Ooit heb ik het op een ouderwetse typemachine geleerd, en dan moest je met alle vingers even krachtig kunnen aanslaan. Petje af voor de toenmalige typistes met snelheden boven de 200!
Sinds de elektrische typemachine is dit niet meer zo bijzonder. Veel mensen bewegen hun vingers nu razendsnel over het toetsenbord, bijna vlugger dan je kunt waarnemen. Sommigen beschikken ook over uiterst soepele duimen, door het werken met smartphones of de voorlopers daarvan met minieme knopjes en soms een draaiballetje.
Op deze manier zijn teksten en berichten in een oogwenk klaar en digitaal beschikbaar. Makkelijk en schijnbaar onmisbaar in deze jachtige maatschappij.

Haastige spoed

Toch heeft die snelheid ook nadelen. Zo gaat het meestal gepaard met de nodige spel- en grammaticafouten. Of heeft dat misschien ook andere oorzaken? Maar daar heb je dan zulke handige correctieprogrammaatjes voor. Die ook wel verkeerde suggesties doen. En die worden in de haast over het hoofd gezien. Soms lees ik whatsappjes of sms-jes die wemelen van de vreemde woorden ondanks of juist dankzij de correctieknop.
En uit recent onderzoek blijkt dat snelheid niet altijd resulteert in begrip. Als mensen tijdens het luisteren naar een presentatie met de pen aantekeningen maken, hebben ze na afloop relatief veel inzicht in de stof. Aantekeningen op laptop of tablet leiden vooral tot feitelijke kennis, maar leveren een minder diepgaand inzicht op. De verklarende factor zit waarschijnlijk in de snelheid: omdat je met de pen niet zo veel kunt noteren, moet je inhoudelijke keuzes maken en de belangrijke informatie selecteren.

Minder weten, meer begrijpen

Vandaag las ik in een blog dat communicatieprofessionals een nieuwe strategie zouden moeten volgen om alle ontwikkelingen in hun vak bij te kunnen houden: minder richten op kennis, meer op inzicht. Geen gek idee, want je kunt toch niet alles weten. De conclusie is klip-en-klaar: laptop, tablet of PC aan de kant en de pen weer in de hand!

,

Je kunt er geen genoeg van krijgen

Sommigen zweren bij chocolade, vooral pure. Anderen steken een potlood tussen hun tanden om een glimlach te faken. Zelf houd ik het op regelmatig een stuk hardlopen. Wat hebben wij gemeen? Met ons gewicht bezig? Of praten we soms met de mond vol?
Nee, wij produceren endorfine. Dat is een stofje dat pijn onderdrukt en een gelukzalig gevoel geeft. Hetzelfde als morfine of heroïne, maar dan lichaamseigen en dus volkomen legaal. Dat bespaart ons een ritje naar de plaatselijke dealer of een verblijf in de cel. Heerlijk spul, maar je kunt er wel verslaafd aan raken…

Fop je brein

glimlach - potlood in mondDat van dat potlood schijnt echt onderzocht te zijn. Facial feedback heet het: de (glim)lachspieren geven aan de hersenen door dat we aan het lachen zijn. Ook als het nep is, reageren de hersenen door endorfine aan te maken. Dus met een glimlach een taak uitvoeren, daar ga je je vanzelf ook happy bij voelen. Heb je botox laten inspuiten, dan wordt dat wat lastiger; de lachspieren werken daardoor namelijk wat minder goed.
De endorfine giert natuurlijk helemaal door je keel als je in the flow zit. Alles wat je doet, lukt als vanzelf en schiet lekker op. Dat geeft een lekker gevoel, ook door de big smile die je daardoor krijgt. Zoiets wil je natuurlijk elke dag …!

Euforie

Deze inzichten zijn goed te gebruiken in marketing en communicatie. Hieronder staan drie voorbeelden.
Mensen die in een endorfine-roes verkeren, kun je makkelijker aan jouw merk binden of verleiden tot bepaalde (koop)beslissingen. Hierop kun je jouw marketinginspanningen afstemmen. Dat gebeurt bijvoorbeeld in skigebieden, waar men door de inspanning van het skiën in euforische staat verkeert. Of bij sportevenementen waar deelnemers na afloop bepaalde drankjes of folders krijgen uitgereikt. De mogelijkheden zijn legio, ook in de sportschool, de gymzaal of het zwembad…
Zorg verder dat de (communicatie)processen bijzonder soepel en aangenaam verlopen. Zodat mensen als het ware met een glimlach de website bekijken, een telefoontje plegen of op een afspraak komen. In die gelukzalige toestand staat men meer open voor jouw verhaal. En met een schaaltje chocolaatjes erbij kan het al helemaal niet meer stuk.

Close up of microphone in concert hall, with audience in background

Tot slot kun je de gezichtsfeedback toepassen in de presentaties die je gaat houden. Vraag de toeschouwers om een pen, potlood of iets dergelijks tussen hun tanden te plaatsen gedurende jouw verhaal, zonder uit te leggen waarom (of met een smoes). De voordelen zijn evident: je kijkt een zaal in met allemaal glimlachende mensen, die jou niet onderbreken met lastige vragen en veel positieve feedback zullen geven. En daar kun je natuurlijk ook niet genoeg van krijgen!

Portfolio Items