Berichten

Jaarverslag: plicht én profiel

jaarverslag 2014

2015 is begonnen en het is weer tijd voor het jaarverslag. Deze taak roept wisselende reacties op. Sommigen zien het als een onvermijdelijk ritueel of zelfs een plaag. Anderen grijpen de kans aan om hun organisatie te profileren.
De jaarlijkse terugblik ligt in een spanningsveld tussen rekenschap afleggen en een boodschap overbrengen. Wat u moet rapporteren, communiceert niet altijd lekker. En wat wel goed overkomt, is vaak niet verplicht.

Professionele aanpak

Aan de officiële jaarrapportage valt niet te ontkomen. Het is de formele verantwoording aan toezichthouders en/of financiers. Maar u heeft tevens te maken met andere stakeholders zoals klanten en medewerkers. Deze kunnen ook geïnteresseerd zijn in de resultaten van het voorgenomen beleid. Voor hen is een ‘populair’ verslag veel geschikter dan het verplichte document.
Dit stelt hoge eisen aan inhoud en vorm van de presentatie. Het officiële verslag samenvatten of verschillende bijdragen aan elkaar ‘plakken’ voldoet zeker niet; het vergt een doordachte opbouw en een professionele aanpak. Door een thematische opzet bijvoorbeeld ontstaat een integraal verhaal over uw organisatie; met een verhaalvorm wordt het verslag bovendien dynamischer. Of u biedt in krantvorm (of digitaal keuzemenu) ‘voor elk wat wils’. Vervolgens moet een vlot leesbare, ‘menselijke’ tekst zonder jargon uw lezers boeien én binden. Een aantrekkelijke, functionele vormgeving – al dan niet digitaal – tenslotte ondersteunt opzet en leesbaarheid.

Papier of digitaal?

Het jaarverslag op papier komt nog steeds veel voor. Want het is tastbaar, je kunt het doorbladeren en in de boekenkast zetten. Toch is het digitale verslag meer en meer in opkomst. Het biedt namelijk veel (interactieve) mogelijkheden, heeft een groot bereik en spaart drukkosten uit. De afweging hangt vooral af van uw doelgroep(en) en het budget.
Wat u in ieder geval kunt doen, is een pdf van het papieren verslag op uw website plaatsen. Maar daarmee maakt u nauwelijks gebruik van de digitale mogelijkheden. Met multimediale en interactieve elementen vergroot u de relevantie van de communicatie. Zoals een bladerversie, een aparte webpagina voor het verslag, een digitaal keuzemenu (i.p.v. lineair lezen) of audio- en videofragmenten.jaarverslag-animatie
Enkele voorbeelden:

Ervaren jaarverslagmaker

Een jaarverslag gaat over het verleden. Door het maken ervan uit te besteden, heeft u de handen weer vrij voor het heden en de toekomst! Tientallen jaarverslagen (van eenvoudige tot compleet digitale versies) heb ik verzorgd voor allerlei organisaties in zorg en onderwijs. Ik ken de weg en de taal in die sectoren, dat werkt sneller. U kunt terecht voor:

  • concept: ontwikkeling van een aansprekend concept voor uw verslag, qua inhoud en vorm;
  • regie: alles in één hand, van ontwikkeling tot en met productie. Inclusief aansturing van betrouwbare leveranciers (tekst, vormgeving, online, druk) vanuit mijn netwerk, of van uw huidige leveranciers;
  • uitvoering: teksten (al dan niet samen met een of meer tekstschrijvers); ook vormgeving en productie (digitaal, drukwerk) via mijn netwerk.

Met een communicatiesausje

“Wil je deze tekst dan nog even van een communicatiesausje voorzien?”, was afgelopen week een vraag van een opdrachtgever. Nadat we een uur hadden gediscussieerd over begrijpelijke en klantgerichte teksten.
Een oeroud dilemma voor de communicatieadviseur.

Plakfactor

lijmHet begrip ‘communicatiesausje’ wordt vaak gehanteerd door mensen die verantwoordelijk zijn voor de inhoud. Of het nu gaat om een tekst of om een hele campagne. Ze bedoelen dan eigenlijk: de inhoud moet hetzelfde blijven, maar wel aantrekkelijk en verteerbaar worden. Het gaat hen puur om het jasje, de verpakking. Velen zien het als een plakfactor die zorgt dat een boodschap blijft ‘plakken’ oftewel beklijft.
Anderen beschouwen zo’n sausje als een bijna onnodige toevoeging, om kale feiten of ongepolijste verhalen opsmuk te geven die deze eigenlijk niet nodig hebben. “Je prikt er makkelijk doorheen”, wordt dan gezegd.

Trucje

Het blijft cosmetisch, zo’n communicatiesausje. Vaak is er iets mis met de inhoud: de boodschap klopt niet (helemaal), is saai of ronduit vervelend. Als eigenlijk in de opzet onvoldoende is nagedacht over de toegevoegde waarde of het effect bij de ontvangers. Communicatie moet dan compenseren wat de bedenkers niet goed hebben uitgewerkt of gewoon zijn vergeten. Daarmee wordt het een trucje: “We laten Communicatie er nog even naar kijken, die hebben er voor doorgeleerd.”

TabascoSpreekbuis

Met een dergelijke vraag kom je als communicatieadviseur in een uitvoerende rol. Daar is op zich niks mis mee. Tenzij je hiermee verwordt tot een soort spreekbuis van boodschappen die communicatietechnisch niet goed zijn. Liever zit je eerder in het traject, als de inhoud nog moet worden geformuleerd.
In dit soort gevallen heb je twee mogelijkheden. Ga je mee met de vraag en giet je er inderdaad een zo goed mogelijk sausje overheen? Of adviseer je om het verhaal toch nog (verder) aan te passen aan de situatie van de ontvangers?
En er is natuurlijk ook een derde optie: je geeft de opdracht terug.

Pittig

In mijn geval had verder advies over aanpassing van de boodschap niet zoveel zin meer, na de lange discussie. Ik ben dus met het ‘sausje’ aan de slag gegaan, maar wel met enkele pittige ingrediënten. Zodat de boodschap in ieder geval goed doordringt!

Slimmerikken klimmen in de pen

Ik kan het zelf niet en kijk met bewondering naar degenen die het wel kunnen: typen met méér dan twee vingers. Ooit heb ik het op een ouderwetse typemachine geleerd, en dan moest je met alle vingers even krachtig kunnen aanslaan. Petje af voor de toenmalige typistes met snelheden boven de 200!
Sinds de elektrische typemachine is dit niet meer zo bijzonder. Veel mensen bewegen hun vingers nu razendsnel over het toetsenbord, bijna vlugger dan je kunt waarnemen. Sommigen beschikken ook over uiterst soepele duimen, door het werken met smartphones of de voorlopers daarvan met minieme knopjes en soms een draaiballetje.
Op deze manier zijn teksten en berichten in een oogwenk klaar en digitaal beschikbaar. Makkelijk en schijnbaar onmisbaar in deze jachtige maatschappij.

Haastige spoed

Toch heeft die snelheid ook nadelen. Zo gaat het meestal gepaard met de nodige spel- en grammaticafouten. Of heeft dat misschien ook andere oorzaken? Maar daar heb je dan zulke handige correctieprogrammaatjes voor. Die ook wel verkeerde suggesties doen. En die worden in de haast over het hoofd gezien. Soms lees ik whatsappjes of sms-jes die wemelen van de vreemde woorden ondanks of juist dankzij de correctieknop.
En uit recent onderzoek blijkt dat snelheid niet altijd resulteert in begrip. Als mensen tijdens het luisteren naar een presentatie met de pen aantekeningen maken, hebben ze na afloop relatief veel inzicht in de stof. Aantekeningen op laptop of tablet leiden vooral tot feitelijke kennis, maar leveren een minder diepgaand inzicht op. De verklarende factor zit waarschijnlijk in de snelheid: omdat je met de pen niet zo veel kunt noteren, moet je inhoudelijke keuzes maken en de belangrijke informatie selecteren.

Minder weten, meer begrijpen

Vandaag las ik in een blog dat communicatieprofessionals een nieuwe strategie zouden moeten volgen om alle ontwikkelingen in hun vak bij te kunnen houden: minder richten op kennis, meer op inzicht. Geen gek idee, want je kunt toch niet alles weten. De conclusie is klip-en-klaar: laptop, tablet of PC aan de kant en de pen weer in de hand!